120 годин на звірку платежів щомісяця — фінансовий менеджер тоне в таблицях замість стратегічного планування

Минулого місяця я витратила майже два робочі тижні, щоб звести дані з трьох різних будмайданчиків у Києві та Львові. Використовувала Google Sheets та вивантаження з банківських виписок, намагаючись вручну співставити понад 450 транзакцій. Кожен об’єкт має свою специфіку витрат на матеріали, тому доводилося вручну перевіряти кожен рахунок у Notion. Це був справжній хаос, адже загальний оборот склав понад 12 мільйонів гривень, і будь-яка помилка могла коштувати нам прибутку. Врешті-решт, я просто закрилася в кабінеті на три дні, щоб завершити фінансовий звіт.

Найжахливіше — це постійний страх припуститися механічної помилки в цифрах, яка потім «вилізе» при аудиті. Я відчуваю неймовірну втому від того, що 70 відсотків мого часу займає копіпаст даних, а не аналіз фінансів. Через цю рутину ми затримали звітність для засновників на чотири дні, що викликало хвилю роздратування та непотрібних нарад. Коли ти бачиш сотні рядків у Excel, які не сходяться на кілька тисяч гривень, хочеться просто все кинути. Це демотивує всю команду, бо менеджери з продажу теж не бачать актуальних залишків по квартирах.

Проблема системна: у нас немає єдиної автоматизованої бази, де б поєднувалися продажі, закупівлі та фактичні оплати. Ми використовуємо Trello для завдань, але фінанси там вести неможливо, а Excel вже не витримує обсягів даних нашої компанії з 18 людей. Процеси налаштовані так, що дані вносяться різними людьми в різні файли, і немає єдиного «джерела істини». Нам не вистачає інтеграції між банківськими сервісами та внутрішньою системою обліку. Фактично, ми працюємо на інструментах десятирічної давнини, хоча будуємо сучасні технологічні таунхауси.

Щоб хоч трохи розвантажити себе, ми найняли помічника бухгалтера на фріланс для первинної обробки документів. Це коштує нам близько 15 000 гривень на місяць, плюс я витрачаю час на перевірку його роботи. Також я почала використовувати безкоштовну версію ChatGPT для написання простих скриптів для Google Sheets, щоб автоматизувати хоча б частину розрахунків. Це дало змогу виграти приблизно 15 годин на місяць, але загальну картину не змінило. Витрати на таку «милицю» складають близько 400 доларів щомісяця, якщо врахувати мій час на контроль.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим об’єктом кількість помилок у фрілансера лише зростає. ChatGPT допомагає з формулами, але він не бачить всієї структури бізнесу і не може замінити повноцінну автоматизацію процесів. Я все одно залишаюся «вузьким місцем» у компанії, бо всі складні звіти замикаються на мені. Ми просто витрачаємо гроші на підтримку хаосу замість того, щоб один раз налаштувати систему. Якщо ми візьмемо ще два проєкти в розробку, я просто фізично не зможу видавати вчасну аналітику.