450 годин на погодження кошторисів вручну — ми просто тонемо в паперах та помилках

Минулого місяця ми намагалися систематизувати всі акти виконаних робіт через спільні таблиці в Google Sheets та Trello. У нас вісім об'єктів одночасно, і я особисто витратила близько 50 годин, щоб звірити цифри з реальними закупками. Використовували ChatGPT для написання супровідних листів, але основна аналітика все одно робилася вручну. Загалом на адміністрування процесів ми витратили понад 120 000 гривень лише на зарплати офісних працівників. Це величезний ресурс, який просто йде на перекладання паперів з місця на місце.

Найжахливіше — це людський фактор, коли в документах на 20 мільйонів гривень хтось помиляється в одній цифрі. Я відчуваю постійну втому, бо мушу перевіряти кожен крок, інакше ми втрачаємо гроші на закупках. Коли менеджер забуває внести дані в таблицю, весь наш бюджет летить шкереберть, і це викликає справжню лють. Через ці затримки ми не встигли вчасно закрити етап по об'єкту у Львові, що призвело до простою техніки.

Проблема в тому, що наша система керування проєктами морально застаріла для таких обсягів. Ми досі покладаємося на те, що кожна людина в команді з восьми осіб буде ідеально заповнювати клітинки в Excel. У нас немає єдиного алгоритму, який би автоматично підтягував дані з чеків у загальний звіт. Брак автоматизованого контролю призводить до того, що ми працюємо в режимі гасіння пожеж. Це системна помилка в організації бізнес-процесів, де все тримається на моїй пам'яті.

Ми вирішили найняти додаткового асистента на зарплату в 25 000 гривень, щоб він просто звіряв таблиці. Також придбали розширену підписку на Notion для кращої структуризації, що обійшлося ще у 200 доларів на місяць. Частково пробували делегувати опис технічних завдань фрілансеру, заплативши за це близько 15 000 гривень. Це трохи звільнило мій час, але загальні витрати компанії тільки зросли. По суті, ми просто закидали проблему грошима, не змінивши саму суть робочого процесу.

Це рішення абсолютно неможливо масштабувати, бо з кожним новим об'єктом мені доведеться наймати ще одну людину. Новий асистент теж помиляється, і тепер я витрачаю час ще й на його перевірку та навчання. Витрати на бюрократію ростуть швидше, ніж наш прибуток від будівництва. Це тимчасова «заплатка», яка не дає мені впевненості в точності даних на 100 відсотків. Ми просто роздули штат, але не стали працювати ефективніше чи швидше.