15 годин на тиждень на звіти вручну — втрата 4500 доларів через хаос у відділі продажу

Ми намагалися звести всі дані про залишки квартир та етапи будівництва в єдину таблицю Гугл Шітс, але це перетворилося на пекло. Менеджери постійно забували оновлювати статуси, і ми двічі ледь не продали одне і те саме приміщення різним клієнтам. Я особисто витратила цілі вихідні, щоб вручну перевірити 120 об'єктів у Ноушн та звірити їх з паперовими звітами виконробів. Це коштувало компанії приблизно 2000 доларів лише мого робочого часу, не враховуючи нерви команди. Зараз ми використовуємо Трелло для задач, але зв'язок між департаментами все одно залишається слабким місцем.

Найважче — це людський фактор та постійні помилки в цифрах, які призводять до фінансових втрат. Я відчуваю величезну фрустрацію, коли бачу, як кваліфіковані керівники проектів замість стратегії займаються копіюванням даних з одного чату в інший. Кожна помилка в кошторисі на етапі тендеру вартує нам мінімум 50000 гривень додаткових витрат. Це виснажує всю команду, бо люди працюють в режимі гасіння пожеж, а не планового розвитку. Ми втрачаємо темп, а конкуренти в цей час запускають нові черги будівництва.

Системна причина полягає в тому, що наші інструменти не спілкуються між собою, а процеси прописані лише на папері. У нас 70 людей в команді, і кожен використовує власні методи ведення звітності: хтось пише в Телеграм, хтось у Ексель. Відсутність єдиної автоматизованої системи збору даних призводить до того, що інформація застаріває швидше, ніж я встигаю її прочитати. Ми намагалися найняти додаткового адміністратора з зарплатою 30000 гривень, щоб він просто все зводив докупи, але це не вирішило проблему суті хаосу. Старі методи управління вже не витримують масштабів середнього девелопера.

Тимчасово ми вирішили проблему шляхом найму фрілансера-аналітика, який за 1500 доларів на місяць намагається побудувати нам дашборди. Також ми почали використовувати ЧатДжипіті для генерації щотижневих розсилок інвесторам, що трохи розвантажило відділ маркетингу. Я змусила всіх керівників відділів заповнювати звіти в єдиній формі щоп'ятниці до 18:00. Це коштує нам приблизно 2500 доларів щомісяця, якщо порахувати час усіх залучених топ-менеджерів на цю рутину. Проте, це все одно ручне керування, яке вимагає мого постійного контролю.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим об'єктом кількість ручної роботи зростає в геометричній прогресії. Фрілансер часто зникає або не розуміє специфіку будівництва, а дашборди все одно базуються на даних, які люди вносять із помилками. Ми платимо великі гроші за підтримку процесів, які мають працювати автоматично. Це як будувати хмарочос на дерев'яному фундаменті — рано чи пізно система завалиться під власною вагою. Мені потрібна автоматизація, яка виключить людину з процесу перенесення цифр.