120 годин на місяць на узгодження кошторисів вручну — хаос у закупівлях вбиває маржу девелопера

Минулого місяця ми знову виявили дірку в бюджеті на 45000 гривень через помилки в ручному введенні даних. Я сів з виконробами та бухгалтером, щоб звірити таблиці в Google Sheets з паперовими накладними за останні два квартали. Виявилося, що через затримки в оновленні цін у Notion наші менеджери орієнтувалися на застарілу вартість арматури та бетону. Ми витратили цілий тиждень, аби просто звести докупи цифри по трьох об'єктах у передмісті Києва. Це була пекельна робота, де ми буквально перевіряли кожну кому в сотнях рядків.

Найбільше дратує те, що я як операційний менеджер перетворююся на дорогого коректора текстів та цифр. Фрустрація зашкалювала, бо замість стратегічного планування запусків нових черг ЖК, я сидів до десятої вечора з калькулятором. Втома від того, що дані постійно «пливуть», демотивує всю команду, бо ніхто не впевнений у точності фінального звіту. Для бізнесу це означає заморожені обігові кошти, які могли б піти на маркетинг або нову спецтехніку.

Проблема системна — у нас немає єдиного вікна правди, де дані оновлюються автоматично. Ми досі покладаємося на людський фактор: виконроб забув внести дані в Trello, закупник помилився в Excel, а я отримую викривлену картину. Наші інструменти розрізнені, і між ними немає нормальної інтеграції, що призводить до інформаційного вакууму. При штаті у 35 людей ми вже переросли ручне керування, але ще не впровадили повноцінну ERP-систему, яка коштує космічних грошей.

Щоб хоч якось загасити пожежу, я найняв фрілансера-аналітика на два тижні за 12000 гривень, щоб він налаштував скрипти для вивантаження даних. Також ми спробували використовувати платну версію ChatGPT для швидкого порівняння великих текстових списків з накладних. Це обійшлося нам ще у 20 доларів за підписку, плюс мій особистий час на навчання нейромережі нашим шаблонам. На короткій дистанції це допомогло виявити помилки в актах виконаних робіт, але системно ситуацію не змінило.

Це рішення — звичайний пластир на відкриту рану, воно абсолютно не масштабується. Фрілансер пішов, скрипти почали видавати помилки при зміні форматів файлів від постачальників, і все знову лягло на мої плечі. Використання ChatGPT вручну кожним співробітником не дає контролю, бо немає єдиного алгоритму обробки документів. Це дорого, бо я продовжую витрачати свій час, година якого коштує компанії значно більше, ніж підписка на будь-який сервіс. Ми просто купуємо час, але не створюємо працюючу систему.