120 годин на зведення освітніх звітів вручну — аналітики вигорають, а дані застарівають швидше, ніж потрапляють у роботу

Минулого місяця мені довелося вручну вивантажувати дані з нашої бази у Гугл Таблиці, щоб зрозуміти, чому падає активність на курсах. Я витратила майже три повних робочих дні на чистку даних та намагання звести докупи коментарі з анкет та бали за тести. Використовувала Ноушн для структурування висновків та стандартні формули в Ексель, але це було жахливо. За ці 24 години моєї роботи компанія фактично заплатила близько 15000 гривень лише за один звітик. При цьому ми втратили можливість оперативно змінити програму навчання ще до завершення модуля.

Найбільше дратує те, що дані розкидані по різних системах і вони не уніфіковані. Я відчувала величезну втому, бо замість глибокого аналізу та пошуку інсайтів працювала звичайним копіпастером. Це справжня фрустрація, коли ти маєш кваліфікацію аналітика, а займаєшся механічним перенесенням рядків. Через таку затримку ми не встигли вчасно відреагувати на скарги студентів, і близько 15 відсотків користувачів не продовжили підписку на наступний місяць. Це прямі збитки для бізнесу, які можна було попередити.

Системна проблема полягає у відсутності автоматизованого зв'язку між нашою навчальною платформою та інструментами аналітики. У нас працює 70 людей, але процеси обробки даних залишилися на рівні маленького стартапу. Ми використовуємо застарілі методи експорту, які постійно видають помилки в кодуванні українських символів. Команді не вистачає готових скриптів або впровадженого штучного інтелекту, який би міг тегувати відгуки автоматично. Фактично, ми просто завалюємо проблему людьми, замість того щоб один раз налаштувати нормальний процес.

Щоб хоч якось встигнути до дедлайну, ми залучили молодшого аналітика на парт-тайм та почали частково проганяти тексти через безкоштовну версію ЧатДжіпіті. Це допомогло швидше кластеризувати скарги студентів, але вимагало постійного контролю та перевірки результатів. За послуги додаткового помічника ми заплатили близько 12000 гривень за два тижні. Також я витратила ще 2000 гривень на платні плагіни для очищення таблиць. Це було швидке рішення «пластирем», щоб закрити дірку в процесах прямо зараз.

Такий підхід абсолютно не масштабується, бо з кожним новим студентом обсяг ручної роботи зростає в геометричній прогресії. Додатковий працівник — це постійні витрати на зарплату та менеджмент, а не вирішення суті проблеми. Використання ЧатДжіпіті в ручному режимі теж забирає багато часу на копіювання запитів туди-сюди. Це рішення дуже дороге в довгостроковій перспективі та не дає нам єдиної панелі керування в реальному часі. Ми досі дізнаємося про проблеми з запізненням у два тижні, що для ЕдТех ринку є критичним.