Як головний бухгалтер EdTech-школи з 8 співробітниками втрачає 40 годин на місяць через ручний облік оплат

Минулого місяця я вручну перевіряв виписки з Приват24 та монобанку, щоб співставити оплати за курси програмування з кабінетами 120 нових учнів. Кожен платіж доводилося копіювати в Excel-таблицю, а потім переносити статус оплати в нашу систему навчання, щоб відкрити доступ до уроків. На цей процес у мене пішло близько 15 робочих годин лише за один тиждень активних продажів. Через великий обсяг транзакцій я допустив 4 помилки, через що двоє підлітків не змогли вчасно почати навчання. Це призвело до скарг від батьків та додаткових годин на з'ясування обставин з відділом продажу.

Найскладніше — це відсутність прямої синхронізації між банківськими рахунками ФОП та нашою внутрішньою системою обліку. Коли батьки платять різними сумами або забувають вказати прізвище дитини в призначенні платежу, ідентифікація перетворюється на справжній детектив. Мені доводиться писати менеджерам, щоб вони уточнювали деталі у клієнтів у Telegram або по телефону. Це створює інформаційний хаос, де дані розкидані між месенджерами, банківською випискою та Google-таблицями. Весь цей час я не займаюся фінансовим плануванням, а виконую роль оператора з введення даних.

Проблема в тому, що наша онлайн-школа росте швидше, ніж наші внутрішні процеси обліку та автоматизації. Ми використовуємо кілька платіжних шлюзів, і кожен з них має свій формат звітності, який не стикується з іншими. Брак єдиного вікна для моніторингу грошових потоків робить фінансову картину компанії розмитою до кінця місяця. Кожна ручна операція збільшує ризик людського фактора, а затримка в оновленні статусів дратує клієнтів. Я відчуваю, що замість стратегічного управління фінансами, я просто 'гашу пожежі' в операційці.

Ми спробували найняти помічника бухгалтера на парт-тайм за 12 000 гривень на місяць, щоб він взяв на себе рутину. Він займався виключно копіюванням даних та звіркою квитанцій, що трохи розвантажило мій графік. Також ми витратили близько 8 000 гривень на разове налаштування скриптів для вивантаження даних з банку, але вони постійно ламалися. Загалом, підтримка такої напівручної системи обходилася нам приблизно у 20 000 гривень щомісяця. Проте це не вирішило проблему швидкості — дані все одно з'являлися в системі із затримкою в кілька годин.

Це рішення виявилося неефективним, бо людський фактор нікуди не зник, а витрати на адміністрування зросли. Помічник теж помилявся, і мені доводилося витрачати час на перевірку його роботи, що нівелювало всю вигоду від делегування. Скрипти потребували постійної уваги програміста, кожна година роботи якого коштує чималих грошей для нашого бюджету. Ми отримали додаткові витрати, але не отримали миттєвого відображення оплат, яке критично важливе для EdTech-бізнесу. Фактично, ми просто масштабували хаос, додавши в нього ще одну людину.