45 годин на звірку платежів щомісяця — бухгалтер ледь не звільнився через рутину

Минулого місяця я вручну перевіряв виписки з Монобанку та Приват24, щоб співставити 450 платежів із нашою базою в Google Sheets. Кожен прихід на 1200 або 2500 гривень доводилося шукати по прізвищах, які батьки часто вказують некоректно. Це зайняло майже три повних робочих дні, бо автоматизації між банком та таблицею у нас поки немає. Використовував звичайні фільтри в Excel та Notion для відмітки статусів доступу до курсів. Витратив на це купу нервів, бо помилка в одну цифру блокує дитині навчання.

Найбільший жах — це людський фактор та нескінченні повідомлення в Телеграм від менеджерів з продажу. Коли я не встигаю підтвердити оплату за годину, вони починають панікувати, бо клієнт чекає на посилання. Я відчуваю неймовірну втому від того, що замість фінансового планування займаюся копіюванням цифр. Це призводить до того, що ми затримуємо звіти для засновників на тиждень. Компанія втрачає динаміку, а я відчуваю себе просто дорогим друкарським станком.

Системна проблема в тому, що наша архітектура даних розірвана між різними сервісами. Ми виросли з трьох людей до восьми, а інструменти залишилися на рівні стартапу «на колінці». У нас немає єдиного шлюзу, який би збирав дані з еквайрингу прямо в CRM-систему. Процес побудований на довірі та ручній праці, що абсолютно не масштабується при збільшенні кількості учнів. Старі таблиці вже «гальмують» від обсягу даних, а нових рішень ми ще не впровадили.

Тимчасово ми найняли фрілансера на фріланс-біржі, щоб він за вихідні перевірив усі хвости та навів лад у реєстрах. Це коштувало нам близько 8000 гривень за разову послугу, плюс мої 4 години на пояснення ТЗ. Також я спробував підключити ChatGPT для написання скрипта на Python, який би парсив виписки. Це частково допомогло, але скрипт постійно видає помилки, коли формат виписки трохи змінюється. По суті, ми просто закрили дірку грошима та моїм часом.

Фрілансер — це не системне рішення, бо наступного місяця історія з купами чеків повториться знову. Скрипти від штучного інтелекту без нормальної підтримки — це бомба уповільненої дії, яка може видати хибні дані. Це рішення дуже дороге в перспективі, адже ми платимо за виправлення наслідків, а не причини. Ми не можемо масштабуватися на тисячу учнів, бо я просто не витримаю такого навантаження. Потрібна повна автоматизація, яка працюватиме без мого втручання 24 на 7.