48 годин на звірку оплат вручну щомісяця — фінансовий хаос, який вбиває мотивацію команди

Минулого місяця я знову провела три безсонні ночі в Google Sheets, намагаючись звести дані з нашої платформи та банківські виписки. У нас понад 120 лекторів, кожен має свій відсоток від продажів курсу та бонуси за перевірку домашніх завдань студентів. Я вручну копіювала дані з Notion, де куратори відмічають успішність, і переносила їх у таблицю для виплат. Загальна сума виплат склала близько 450 000 гривень, і через одну помилку в формулі ми ледь не переплатили зайвих 20 000 гривень. Це постійний стрес, бо кожна цифра потребує потрійної перевірки перед відправкою в банк.

Найбільш виснажливим є людський фактор та необхідність постійно смикати менеджерів курсів. Коли дані в Trello не оновлені вчасно, мені доводиться писати кожному в Telegram і чекати відповіді годинами. Це викликає величезну фрустрацію, бо я відчуваю себе не фінансовим менеджером, а колектором інформації. Через затримки в розрахунках ми двічі протермінували виплати топовим спікерам, що серйозно підірвало репутацію нашої компанії. Я відчуваю постійну втому від того, що 70% мого часу йде на механічну роботу, а не на стратегічне планування бюджету.

Проблема системна — наші інструменти не пов’язані між собою в єдину екосистему. Відділ продажів працює в одній системі, куратори ведуть облік у Notion, а я намагаюся склеїти це в Excel. У нас немає автоматизованого скрипта, який би підтягував дані про завершені лекції та автоматично генерував суму до виплати. Ми виросли до 70 працівників, але процеси залишилися на рівні стартапу з трьох людей. Брак єдиного протоколу передачі даних призводить до того, що інформація губиться або дублюється на кожному етапі.

Ми спробували найняти помічника бухгалтера на фрілансі, щоб він просто займався внесенням даних у таблиці. Це обходилося нам у 15 000 гривень на місяць, що приблизно дорівнює 400 доларам. Також я намагалася використовувати ChatGPT для написання складних формул у таблицях, щоб хоч трохи пришвидшити обробку масивів даних. Це частково допомогло, але все одно потребувало мого контролю та постійних правок. Загалом, за останні три місяці ми витратили на такі «милиці» понад 1 200 доларів, не враховуючи мого робочого часу.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим курсом кількість роботи зростає в геометричній прогресії. Помічник на фрілансі теж помиляється, і мені все одно доводиться все перевіряти за ним, що не знімає відповідальності. ChatGPT допомагає з формулами, але він не може зайти в систему і самостійно забрати потрібні дані без інтеграції. Це просто латання дірок, яке коштує грошей, але не прибирає корінь проблеми. Ми продовжуємо витрачати ресурси на рутину замість того, щоб один раз налаштувати автоматизацію.