Як фінансовий директор EdTech-школи на 70 людей заощадила 2400 доларів завдяки автоматизації 15 потоків

Минулого місяця ми вручну зводили дані про навантаження 45 викладачів, які ведуть 15 нових груп паралельно з поточними. Кожен викладач має різну ставку залежно від курсу, кількості студентів та перевірених домашніх завдань. Моя команда з двох бухгалтерів витратила понад 40 годин на перевірку 120 таблиць Google Sheets, щоб уникнути помилок у нарахуваннях. Через людський фактор ми виявили 8 розбіжностей у виплатах на загальну суму 18 500 гривень. Це величезний обсяг рутинної роботи, який ми намагалися структурувати в загальному фінансовому звіті.

Найскладніше — це консолідація даних із різних джерел: CRM-системи, журналів відвідуваності та особистих звітів менторів. Кожен потік має свою специфіку, і коли ми запускаємо 15 нових груп, кількість транзакцій зростає експоненціально. Потрібно було враховувати бонуси за успішне завершення модулів та штрафи за затримку перевірки робіт. Величезна кількість вкладок у браузері та постійні уточнення в Slack робили процес нестерпним. Будь-яка помилка в одній клітинці Excel призводила до того, що весь підсумковий баланс компанії не сходився.

Проблема в тому, що наша поточна інфраструктура не була готова до такого швидкого масштабування штату до 70 людей. Ми використовували застарілі методи ручного копіювання даних, що забирало час у кваліфікованих фінансистів. Відсутність єдиного вікна для верифікації виплат створювала хаос наприкінці кожного звітного періоду. Я, як фінансовий директор, замість стратегічного планування була змушена особисто перевіряти формули в таблицях. Це гальмувало розвиток школи та демотивувало команду бухгалтерії через постійну перевтому.

Ми спробували найняти ще одного помічника бухгалтера з окладом у 18 000 гривень на місяць, щоб він просто звіряв цифри. Також ми витратили близько 1 200 доларів на доопрацювання нашої CRM, намагаючись впровадити модуль автоматичного розрахунку. Це рішення частково зняло навантаження, але система все одно потребувала постійного ручного контролю. Витрати на адміністрування цього процесу склали приблизно 2 000 доларів за квартал, враховуючи зарплати та софт. Проте проблема з гнучкістю нарахувань для нових потоків залишилася відкритою.

Це рішення було «костуром», оскільки воно не вирішувало кореневу проблему — відсутність інтелектуальної обробки даних. Новий співробітник теж помилявся, а доопрацювання CRM виявилося занадто негнучким для частих змін у бонусній системі. Ми продовжували витрачати дні на звірку, хоча мали б робити це за хвилини. Витрати на зарплату додаткового персоналу лише роздували бюджет без реального покращення якості фінзвітності. Фактично, ми просто масштабували хаос, витрачаючи на це більше грошей щомісяця.