Як HR-менеджер школи «МоваПро» зекономила 45 годин на місяць при наймі 12 нових викладачів

Минулого місяця нам потрібно було терміново найняти 6 нових викладачів ділової англійської протягом 14 днів. Я особисто переглянула понад 250 резюме на Work.ua та LinkedIn, щоб відібрати лише 15 кандидатів на тестові завдання. Кожен етап займав купу часу, особливо перевірка їхньої методики викладання через відеодзвінки. У результаті я витратила близько 60 робочих годин лише на первинний скринінг та координацію. Це був справжній марафон, який ледь не паралізував іншу операційну роботу в школі.

Найскладнішим виявилося відсіювання кандидатів, які вказували високий рівень володіння мовою, але не мали досвіду саме в IT-секторі. Мені доводилося вручну перевіряти кожне резюме на наявність ключових слів та досвіду роботи з корпоративним сегментом. Також багато часу йшло на синхронізацію графіків інтерв'ю з нашими провідними методистами. Коли обсяг заявок зріс до 30 на день, я почала пропускати перспективних спеціалістів через банальну втому. Постійні перемикання між вкладками та месенджерами створювали неймовірний інформаційний шум.

Проблема в тому, що у нас немає автоматизованої системи оцінки soft skills та знання специфічної IT-термінології на старті. Кожне резюме — це унікальний файл, який потребує детального читання, а не просто швидкого погляду. Наші вимоги дуже специфічні, бо викладач має розуміти різницю між Agile та Waterfall для проведення занять. Оскільки ми невелика команда з 18 людей, будь-яка затримка в наймі означає втрату контракту з новим корпоративним клієнтом. Відсутність єдиного інструменту для скорингу робила процес суб'єктивним та дуже повільним.

Ми вирішили тимчасово залучити зовнішнього рекрутера на фрілансі, щоб він допоміг з холодним пошуком та первинним фільтром. Це коштувало нам $800 за закриття трьох критичних вакансій у стислі терміни. Також я підключила платну версію сервісу для автоматизації розсилок та планування зустрічей за $50 на місяць. Це трохи розвантажило мій календар, але не вирішило проблему якості вхідного потоку. Загалом, на ці «милиці» ми витратили майже $1,000 за один активний місяць найму.

Фрілансер не до кінця розумів нашу внутрішню культуру, тому 40% запропонованих ним кандидатів все одно не проходили фінальну співбесіду. Гроші були витрачені, але я все одно мусила перепровіряти кожного залученого спеціаліста. Це не створило сталої системи, яку можна масштабувати: як тільки ми перестаємо платити рекрутеру, процес знову зупиняється. Крім того, ручне перенесення даних з різних платформ у нашу таблицю Excel продовжувало забирати до 5 годин щотижня. Ми отримали тимчасове полегшення замість ефективного довгострокового алгоритму.