120 годин на перевірку тестових завдань щомісяця — рекрутери вигорають, а кандидати просто йдуть до конкурентів

Минулого місяця ми запускали три нові напрямки, і мені довелося власноруч відфільтрувати понад 450 відгуків у Google Таблицях. Я витратила близько 60 годин лише на первинний скринінг та перевірку коротких тестових завдань, використовуючи ChatGPT для генерації фідбеку. Ми використовуємо Notion для бази кандидатів та Trello для трекінгу етапів, але ручного копіпасту було забагато. На цей процес ми витратили близько 25 000 гривень лише мого робочого часу, не рахуючи залучення експертів. Це було справжнє пекло, бо терміни тиснули, а якість кандидатів падала з кожною сотнею переглянутих профілів.

Найважче — це підтримувати високу швидкість відповіді, бо крутих методистів розбирають за лічені дні. Я відчувала величезну фрустрацію, коли після десяти годин за монітором очі починали сльозитися, а відповіді кандидатам ставали однотипними. Ми втратили п'ятьох топових фахівців, бо просто не встигли вчасно перевірити їхні роботи. Це б'є по репутації нашої компанії як сучасного EdTech-гравця, адже ми вчимо інноваціям, а самі застрягли в рутині. Команда рекрутингу виснажена, а бізнес втрачає прибуток через затримку запусків.

Проблема системна: у нас немає автоматизованого фільтра, який би відсіював нерелевантних людей за ключовими навичками ще на старті. Ми досі використовуємо застарілий підхід, де кожне тестове завдання перевіряє жива людина, хоча 80% помилок там типові. Наш штат розрісся до 70 людей, але процеси залишилися на рівні маленького стартапу. Відсутність інтеграції між нашими CRM-системами та інструментами оцінки створює інформаційний хаос. Кожен новий потік студентів вимагає нових кураторів, і цей сніговий ком просто нас засипає.

Ми спробували найняти додаткового асистента на фрілансі за 15 000 гривень на місяць, щоб він робив первинний розбір пошти. Також я купила платну підписку на спеціалізований сервіс для тестування, що обійшлося ще у 200 доларів. Це трохи розвантажило мене, але додало роботи з контролю самого асистента, бо він часто помилявся в оцінці софт-скілів. Загалом витрати на адміністрування процесу зросли, а швидкість закриття вакансій збільшилася лише на 10%. Це було радше латання дірок, аніж реальне вирішення проблеми.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим курсом нам доведеться наймати ще більше асистентів. Витрати на людський ресурс ростуть пропорційно навантаженню, що вбиває маржинальність наших освітніх продуктів. Фрілансери часто звільняються, і мені доводиться витрачати час на навчання нових людей з нуля. Ми витрачаємо купу грошей на підтримку неефективного процесу замість того, щоб один раз його автоматизувати. Це дорого, ненадійно і створює постійний стрес для всього HR-відділу.