110 викладачів та 55 курсів без системного рекрутингу — ми втрачали 850 годин на перевірку тестових завдань

Минулого місяця нам потрібно було терміново запустити п'ять нових курсів, і я вручну переглянув понад 400 профілів на LinkedIn та Work.ua. Для відбору 15 фіналістів я використовував Notion для бази кандидатів та Google Sheets для ведення звітності перед керівництвом. Кожен фрілансер-викладач проходив три етапи співбесід, на що ми витратили близько 1200 доларів лише на мій робочий час. Додатково ми залучали ChatGPT для складання текстів вакансій, але все одно загрузли в ручній перевірці портфоліо. Весь процес зайняв три тижні замість запланованого одного.

Найбільш виснажливим було те, що кожен кандидат мав свою специфіку, і мені доводилося вручну копіювати дані з месенджерів у нашу систему. Я відчував тотальне вигорання, бо замість стратегічного розвитку команди я працював як секретар-друкар. Через затримку в наймі ми не встигли вчасно запустити курс з графічного дизайну, і компанія втратила приблизно 4500 доларів потенційного прибутку від передпродажів. Це постійне відчуття хаосу, коли ти не впевнений, чи не загубив крутого експерта в купі невідкритих повідомлень.

Проблема системна — наші інструменти не пов'язані між собою, і ми фактично працюємо на застарілих методах «копіювати-вставити». Наша команда з 30 людей росте швидше, ніж наші процеси, а CRM-система для навчання зовсім не пристосована для рекрутингу. У нас немає автоматизованого фільтра для первинного відсіву викладачів за критеріями якості, тому я змушений дивитися кожного. Це класична ситуація, коли бізнес масштабується, а інструменти залишаються на рівні маленького стартапу.

Щоб хоч якось врятувати ситуацію, ми найняли помічника-рекрутера на парт-тайм за 600 доларів на місяць, щоб він просто розгрібав пошту. Також ми купили платну версію Trello для кращої візуалізації воронки, що обійшлося ще в 150 доларів. Я спробував налаштувати прості скрипти в Google Apps Script для збору відповідей з форм, але вони постійно ламалися. Загалом це рішення коштувало нам близько 800 доларів разово, не рахуючи щомісячної зарплати нового співробітника.

Це було просто «затикання дірок», а не системне вирішення проблеми автоматизації. Помічник теж людина, він помиляється, втомлюється і потребує контролю, що знову забирає мій час. Ми просто додали ще одну ланку в довгий ланцюг, але не пришвидшили сам процес оцінки компетенцій викладачів. Це рішення не масштабується: якщо завтра нам треба буде найняти ще 50 фрілансерів, ми просто потонемо в операційці знову. Потрібна розумна система, яка б сама аналізувала досвід кандидата і готувала резюме для мене.