450 лідів на місяць обробляються вручну — маркетолог витрачає 40 годин на рутину замість стратегії

Минулого місяця ми намагалися вручну розділити базу з 2500 контактів у Google Sheets, щоб відправити таргетовані пропозиції. Я витратив близько трьох робочих днів, використовуючи фільтри та прості скрипти, щоб зрозуміти, хто цікавився математикою, а хто англійською. Ми використовували SendPulse для розсилок, але дані доводилося переносити руками, що призвело до помилок у 15% листів. Загалом на цю операцію та виправлення багів ми витратили близько 12 000 гривень робочого часу команди. Це була спроба врятувати конверсію перед початком навчального сезону.

Найбільше дратує те, що дані постійно дублюються, і ми втрачаємо актуальний статус клієнта. Коли менеджер вносить зміни в CRM, я про це не знаю, і клієнт отримує лист про курс, який він уже купив. Це викликає величезну фрустрацію у батьків, вони пишуть гнівні коментарі, що ми спамимо. Команда підтримки розгрібала ці скарги ще тиждень, а я почувався виснаженим від безглуздої механічної роботи. Ми втратили потенційно 20% повторних продажів через таку незграбну комунікацію.

Проблема системна: у нас немає єдиного містка між базою реєстрацій та маркетинговими інструментами. Наші 70 співробітників працюють у різних екосистемах, і синхронізація відбувається «на колінці» через Excel. Процеси застаріли, бо ми виросли дуже швидко, а інструменти залишилися на рівні стартапу з трьох людей. Нам критично не вистачає автоматизації, яка б аналізувала поведінку учня на платформі та автоматично змінювала його сегмент. Без ШІ-рішень ми просто продовжуємо спалювати час кваліфікованих спеціалістів на копіювання рядків.

Тимчасово ми найняли фрілансера-аналітика на Upwork, щоб він налаштував складні формули в таблицях та допоміг з вивантаженням. Це обійшлося нам у додаткові 600 доларів за проект, не враховуючи мій час на постановку ТЗ. Також я почав використовувати ChatGPT для генерації персоналізованих текстів під кожен сегмент, щоб хоч трохи пришвидшити процес. Це трохи розвантажило копірайтера, але загальну проблему передачі даних не закрило. В результаті ми витратили понад 1500 доларів за місяць тільки на те, щоб розсилка просто пішла вчасно.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо наступного місяця мені знову доведеться кликати фрілансера. Кожна нова акція чи зміна в програмі курсів вимагає ручного переналаштування всієї системи. Ми платимо за «латки», а не за фундамент, і ці витрати тільки зростатимуть разом із базою учнів. До того ж, людський фактор нікуди не зник — фрілансер може помилитися або зникнути в самий відповідальний момент. Це дорого, ненадійно і заважає нам зосередитися на креативі та тестуванні нових каналів трафіку.