450 годин на ручну перевірку лідів щомісяця — маркетолог ЕдуСвіт вигорає через хаос у таблицях

Минулого місяця ми запустили курс з математики і отримали понад 1200 заявок через Фейсбук та Інстаграм. Я особисто сидів у Гугл Таблицях по 6 годин на день, намагаючись відсіяти ботів від реальних батьків школярів. Ми використовували Ноушн для бази, але дані доводилося переносити вручну, що коштувало нам близько 45 тисяч гривень зарплати за цей час. Кожен лід оброблявся менеджером лише через дві доби, бо я не встигав їх сортувати. Це призвело до того, що ми втратили приблизно 15 відсотків потенційних продажів через довге очікування.

Найбільше дратує те, що ти працюєш як живий копіпастер замість того, щоб думати над стратегією просування. Коли бачиш у списку 300 однакових запитів 'яка ціна', відчуваєш повне безсилля та фрустрацію. Через цю рутину я пропустив налаштування важливої рекламної кампанії, і ми злили ще 400 доларів бюджету в нікуди. Команда з восьми людей чекала на мене, а я просто зарився в рядках і стовпчиках. Це вбиває будь-який креатив і бажання працювати над новими курсами.

Проблема системна, бо в нас немає автоматизованого фільтра, який би розпізнавав наміри клієнта на етапі заявки. Наш Трелло забитий картками, які ніхто не відкриває, бо там немає чіткої пріоритетності. Ми використовуємо застарілі інструменти збору даних, які не інтегруються між собою без складного кодування. В команді всього вісім людей, і виділити окремого співробітника суто на сортування сміття в базі ми не можемо собі дозволити. Відсутність єдиного алгоритму обробки перетворює кожен запуск курсу на справжнє пекло для відділу маркетингу.

Тимчасово ми найняли фрілансера-студента за 12 тисяч гривень на місяць, щоб він просто копіював дані. Також я намагався налаштувати базовий ЧатДжіпіті через сторонні сервіси з'єднання, що обійшлося ще у 50 доларів за підписки. Це трохи звільнило мій час, але помилок стало ще більше, бо людина зі сторони не розуміє специфіку нашої середньої школи. Ми витратили купу часу на пояснення та виправлення його помилок у номерах телефонів. Загалом витрати на це костильне рішення склали близько 400 доларів за один запуск.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з ростом кількості курсів мені доведеться наймати цілу армію фрілансерів. Я все одно витрачаю по 10 годин на тиждень на контроль їхньої роботи та перевірку звітів. Фрілансери часто зникають або помиляються в критичних даних, через що ми втрачаємо лояльність батьків. Це дорогий і ненадійний спосіб, який не дає мені впевненості у завтрашньому дні. Нам потрібна автономна система, яка працюватиме стабільно без мого щохвилинного нагляду.