450 годин на складання графіків щомісяця — операційний директор витрачає 65000 гривень на рутину

Минулого місяця ми намагалися синхронізувати розклад п’яти напрямків через Google Sheets та Telegram-чати. У нас 850 студентів, і коли хтось із 32 вчителів хворіє, починається справжнє пекло з пошуком заміни. Я особисто витратила близько 40 годин на виправлення накладок у таблицях, щоб групи не перетиналися в залах. Ми використовуємо CRM-систему, але вона не автоматизує логіку замін, тому доводиться все звіряти вручну. На цю операційку ми витрачаємо приблизно 55000 гривень зарплатного фонду щомісяця.

Найважче — це людський фактор та швидкість реакції, коли заміна потрібна «на вчора». Я відчуваю постійну втому, бо навіть у вихідні телефон розривається від сповіщень про зміни в розкладі. Один раз ми помилилися і призначили два заняття в один зал, через що довелося повертати гроші 15 клієнтам та дарувати безкоштовні абонементи. Це не тільки фінансові втрати, а й величезний репутаційний удар по нашій школі DanceArt. Морально це виснажує всю команду менеджерів.

Системна проблема полягає у відсутності єдиного алгоритму, який би враховував кваліфікацію викладача, його зайнятість та доступність залів одночасно. Наші інструменти — це просто цифрові папірці, які не вміють «думати» або прогнозувати конфлікти. Поточна CRM застаріла, а перехід на нову потребує місяців налаштування та навчання персоналу. Ми масштабуємося, кількість студентів росте, а методи управління залишилися на рівні маленького гуртка. Брак автоматизації логістичних процесів просто гальмує наш розвиток.

Ми спробували найняти окремого адміністратора-координатора за 18000 гривень на місяць, щоб він займався лише графіками. Також я залучила фрілансера-програміста, який за 400 доларів написав скрипт для Google Sheets, що мав би підсвічувати помилки. Це частково допомогло, але скрипт постійно «ламається», коли ми додаємо нові напрямки танців. Адміністратор все одно витрачає 70 відсотків часу на механічне копіювання даних. У сумі це рішення обійшлося нам майже у 35000 гривень за перший місяць впровадження.

Це рішення — звичайна «латка», яка не вирішує корінь проблеми масштабування. Людина-координатор все одно помиляється, втомлюється і може звільнитися, забравши всі знання про процеси з собою. Скрипти потребують постійної підтримки, а фрілансер не завжди на зв’язку, коли виникає критична помилка. Ми не отримали гнучкості: будь-яка зміна в структурі школи знову потребує ручного втручання. Це дорого, ненадійно і абсолютно не дозволяє мені фокусуватися на стратегічному розвитку DanceArt.