Як операційний менеджер центру на 35 осіб втрачає 120 годин щомісяця на рутинну координацію IT-курсів

Минулого місяця ми запускали 4 нові потоки з Python та QA, і я особисто витратила близько 45 годин на узгодження графіків у Google Календарях. Довелося вручну перевіряти доступність кожного ментора, оскільки вони суміщають викладання з основною роботою в IT-компаніях. У результаті виникло 3 конфлікти в розкладі, через які довелося переносити заняття в останній момент. Навіть з використанням таблиць, похибка в ручному керуванні залишається критично високою. Кожна така помилка вартує нам лояльності студентів та додаткових витрат на оренду зум-кімнат.

Найскладнішим виявився збір актуальних даних від викладачів, які постійно змінюють свої плани через релізи на основній роботі. Мені доводилося моніторити понад 10 різних чатів у Telegram, щоб вчасно внести зміни до загальної сітки занять. Коли один викладач просить перенести лекцію, це викликає ланцюгову реакцію для інших груп та аудиторій. Відсутність єдиної автоматизованої системи змушує мене тримати в голові сотні дрібних деталей одночасно. Це призводить до вигорання та постійного відчуття, що ми щось упустили.

Проблема в тому, що стандартні CRM-системи для навчання не враховують специфіку EdTech з гнучким графіком менторів. Наші процеси побудовані на кастомних Google Таблицях, які стають занадто громіздкими при масштабуванні до 35 співробітників. Будь-яка помилка в одній клітинці формули призводить до того, що студенти отримують неправильні посилання на лекції. Комунікація розірвана між CRM, месенджерами та електронною поштою, що створює інформаційний хаос. Відсутність автоматичних сповіщень для всіх учасників процесу робить мене «вузьким місцем» усієї операційки.

Ми спробували найняти додаткового асистента з зарплатою 18 000 гривень на місяць, щоб він взяв на себе ручне оновлення таблиць. Також ми придбали підписку на спеціалізований сервіс планування за $150 на місяць, але він не інтегрувався з нашою базою студентів. Витрати на адміністрування одного курсу зросли на 20%, але кількість помилок зменшилася лише незначно. Загалом за квартал ми витратили близько 65 000 гривень на спроби «залатати дірки» в процесах. Це рішення лише частково розвантажило мій графік, не розв'язавши проблему системно.

Незважаючи на витрати, людський фактор нікуди не зник, і новий асистент так само припускався помилок у розсилах. Використання стороннього сервісу створило ще один «острів даних», який не синхронізується з фінансовим обліком та успішністю студентів. Ми продовжуємо платити за інструменти, які не спілкуються між собою, що змушує мене робити подвійну роботу. Це рішення не дає можливості масштабуватися до 50+ груп без пропорційного збільшення штату адмінперсоналу. Ми просто витратили гроші на тимчасову «косметику» замість автоматизації логіки процесів.