12 годин на тиждень для ручного зведення звітів у клінінгу — аналітик просто вигорає від Excel

Минулого місяця я намагалася звести дані про витрати на хімію, паливо та оплату праці восьми людей у Google Sheets. Кожен майстер скидає фото чеків у Telegram, а я вручну вношу ці цифри в таблицю, щоб зрозуміти, чи заробили ми на об'єкті хоч щось. На це йде близько 15 годин мого часу щомісяця, а похибка через людський фактор складає майже 10 відсотків. Ми використовуємо Trello для заявок, але дані звідти доводиться копіювати руками, що страшенно дратує. За моїми підрахунками, компанія втрачає близько 12000 гривень щомісяця лише на помилках у закупівлях.

Найважче — це нескінченна перевірка даних, бо майстри постійно забувають вказати кількість використаного миючого засобу. Я відчуваю неймовірну втому, коли замість аналізу стратегії росту маю працювати як оператор вводу даних. Коли ми здаємо великий офісний центр після ремонту, кількість дрібних витрат зростає в геометричній прогресії. Це призводить до того, що ми бачимо реальний прибуток лише через два тижні після завершення робіт. Така затримка не дозволяє нам швидко реагувати на збиткові замовлення.

Системна проблема в тому, що у нас немає єдиного цифрового контуру для польових співробітників та офісу. Ми — малий бізнес, тому купувати дорогі ERP-системи за кілька тисяч доларів нам не по кишені. Наші процеси тримаються на особистій відповідальності, яка часто підводить у пікові періоди. Відсутність автоматичного збору даних з месенджерів перетворює мою роботу на хаос. Ми намагалися навчити адміна, але він просто не розуміє логіку формування звітності.

Я спробувала частково автоматизувати процес через ChatGPT, копіюючи туди текст повідомлень від майстрів для структурування. Також ми найняли фрілансера на Upwork за 400 доларів, щоб він написав скрипт для вивантаження даних з Telegram у Notion. Це трохи полегшило життя, але скрипт постійно ламається, коли месенджер оновлюється. Загалом на ці спроби «милиць» ми витратили вже понад 25000 гривень. Це рішення працює лише на половину і все одно потребує мого постійного контролю.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим працівником кількість багів у моєму саморобному Notion зростає. Фрілансер не відповідає на повідомлення вже тиждень, і я знову сиджу в Sheets до ночі. Ми витрачаємо гроші на підтримку системи, яка не дає стовідсоткової впевненості у цифрах. Це — тимчасова латка, яка не вирішує головного завдання: звільнити мій час для реальної бізнес-аналітики. Без повної автоматизації через AI ми просто впремося в стелю і не зможемо масштабувати сервіс на нові райони Києва.