45 годин на місяць на ручне рознесення оплат — Уляна втомилася від хаосу в таблицях

Минулого місяця я три доби сиділа в Google Sheets, намагаючись звести докупи звіти від клінерів та чеки на закупівлі. Кожен з 18 працівників скидає фото чеків у Viber, а я вручну вбиваю суми в таблицю та звіряю з виписками Приват24. Це повний хаос, бо хтось забув сфотографувати, а хтось вказав неправильний об'єкт. Витратила на це близько 15 годин чистого часу, а потім ще день виправляла помилки в нарахуваннях. Використовувала Notion для графіків, але фінанси все одно веду в Excel.

Найскладніше — це нескінченна перевірка даних, від якої просто вибухає голова. Я відчуваю неймовірну втому, бо замість фінансового планування займаюся роботою оператора вводу даних. Через помилку в одній формулі ми переплатили постачальнику 12 000 гривень, і помітили це лише через два тижні. Це демотивує, бо власник чекає від мене аналітики, а я порпаюся в цифрах, які постійно не збігаються. Бізнес втрачає гроші через банальну неуважність.

Системна проблема в тому, що у нас немає єдиного вікна для збору даних від польових співробітників. Наші клінери — це люди, які не дуже дружать з технологіями, тому вони шлють звіти куди заманеться. Процес передачі інформації застарілий, ми досі працюємо за схемою п'ятирічної давнини, коли об'єктів було втричі менше. У мене просто не вистачає рук, щоб контролювати кожного, а наймати ще одного бухгалтера на таку команду — занадто дорого для нашого бюджету.

Я спробувала делегувати частину роботи фрілансеру з Work.ua, щоб він оцифровував чеки та заповнював таблиці. Це коштувало нам близько 8 000 гривень на місяць. Також я намагалася використовувати ChatGPT для написання макросів у Excel, щоб хоч трохи автоматизувати порівняння виписок. Це частково допомогло, але фрілансер постійно зникав, а макроси ламалися при будь-якій зміні формату звіту. Витратили гроші, а стабільного результату так і не отримали.

Це рішення було абсолютно немасштабованим і тимчасовим. Фрілансер не розуміє специфіки клінінгу, тому мені все одно доводилося все перевіряти за ним, що займало ще більше часу. ChatGPT допомагав з формулами, але він не бачить загальної картини і не може інтегрувати Notion з банківськими виписками автоматично. Ми просто заклеїли дірку пластирем, хоча потрібна повноцінна операція на процесах. Кожен новий клієнт тепер викликає в мене страх, а не радість.