45 годин на підготовку комерційних пропозицій щомісяця — рутина, яка вбиває креативність маркетолога та гальмує продажі

Минулого тижня нам потрібно було підготувати вісім детальних пропозицій під запити на цифровізацію. Я особисто сиділа в Notion та Google Sheets, намагаючись витягнути дані про схожі проєкти з нашої бази за останні два роки. Використовувала ChatGPT для рерайту текстів, але він постійно плутав специфіку нашого B2B сегменту. На підготовку одного документа йшло мінімум п'ять годин мого робочого часу. Враховуючи мою ставку, кожна така папірка коштує компанії близько 1500 гривень лише за мою роботу.

Найбільше дратує необхідність щоразу перечитувати старі звіти, щоб знайти релевантні цифри для нового клієнта. Це неймовірно виснажує, бо замість стратегії я займаюся копіпастом та форматуванням. Коли дедлайн горить, я починаю помилятися в розрахунках окупності для клієнта, і це виглядає непрофесійно. Через таку втому я відчуваю повне вигорання вже до середини тижня. В результаті ми затримуємо відправку пропозицій на два-три дні, і клієнти йдуть до конкурентів.

Системна проблема в тому, що у нас немає єдиного стандартизованого сховища знань, яке б працювало автоматично. Наші чотирнадцять партнерів зберігають інформацію про свої кейси у різних папках на Google Диску або просто в голові. Оскільки команда невелика, у нас немає окремого копірайтера чи асистента для цих задач. Процес збору даних тримається на милицях та ручному пошуку в месенджерах. Старі інструменти просто не дозволяють швидко витягнути потрібний контекст без залучення експертів.

Я спробувала найняти фрілансера на Upwork, щоб він структурував наші кейси в один файл. Заплатила йому 400 доларів за місяць роботи, але результат виявився незадовільним. Він не розумів специфіку IT-консалтингу і писав дуже поверхнево. Потім я намагалася налаштувати автоматизацію через Zapier, щоб дані з CRM потрапляли в шаблон, але це вимагало ще 200 доларів на підписки. Зрештою, я повернулася до того, що роблю все сама вечорами, бо так швидше, ніж переробляти за кимось.

Це рішення абсолютно не піддається масштабуванню, бо воно зав'язане на моєму особистому часі. Я не можу піти у відпустку, бо підготовка пропозицій зупиниться, і партнери не зможуть продавати послуги. Фрілансери — це дорого і довго в плані введення в курс справи. Витрачати понад 600 доларів щомісяця на посередні результати та сервіси, які не розв'язують проблему повністю, — це шлях у нікуди. Компанія втрачає гроші на моїй високій зарплаті, яку я витрачаю на механічну роботу.