120 годин на ручне звіряння оплат — бухгалтер ледь не звільнився через постійний хаос

Минулого місяця я витратив цілий тиждень, намагаючись звести дані з таблиць Excel, куди менеджери об'єктів вносили витрати на мийні засоби. У нас тридцять п'ять співробітників, і кожен подає чеки у різному форматі, через що виникає плутанина в цифрах. Я вручну перевіряв кожну позицію, щоб виплатити бонуси за економію ресурсів, і це зайняло понад сорок годин чистого часу. Ми використовуємо Google Sheets та виписки з Приват24, але вони постійно не сходяться через затримки в оновленні даних. Загалом на цей процес ми витрачаємо близько сорока п'яти тисяч гривень щомісяця лише на оплату мого робочого часу.

Найбільше дратує те, що дані постійно дублюються або губляться в нескінченних переписках у Viber. Я відчуваю колосальну фрустрацію, коли після десяти годин роботи знаходжу помилку на двісті гривень, яка руйнує весь річний звіт. Це викликає втому та апатію, бо замість стратегічного планування я працюю як друкарська машинка. Компанія втрачає темп розвитку, бо власник не бачить реальної маржинальності кожного окремого виїзду на прибирання. Ми просто тонемо в операційці, і це вбиває будь-яке бажання працювати понад норму.

Системна проблема полягає в повній відсутності єдиної бази даних, яка б автоматично підтягувала інформацію з банківських рахунків та складських залишків. Наші інструменти безнадійно застаріли, адже звичайні таблиці не витримують такого обсягу транзакцій та людського фактора. У нас немає виділеного фінансового менеджера, а я, як головний бухгалтер, змушений виконувати функції контролера та архіваріуса одночасно. Процес передачі інформації від бригадира до офісу не налаштований, тому ми працюємо за принципом «гасіння пожеж», а не за чітким алгоритмом.

Тимчасово ми спробували залучити фрілансера з Upwork, щоб він налаштував нам інтеграцію через Zapier між таблицями та Telegram-ботом для збору чеків. Це коштувало нам близько восьмисот доларів за налаштування та підтримку протягом першого місяця. Також я почав використовувати ChatGPT, щоб він допомагав мені писати складні формули для Excel та сортувати текстові списки витрат. Це трохи пришвидшило роботу, але глобально проблему не зняло, бо система все одно потребує постійного ручного втручання. Загальні витрати на такий «милиця-сервіс» склали приблизно тридцять тисяч гривень.

Це рішення виявилося абсолютно немасштабованим, бо як тільки у нас з'являється новий об'єкт, вся логіка в Zapier починає «сипатися». Фрілансер не завжди на зв'язку, а будь-яка зміна в структурі виписки банку знову зупиняє роботу на кілька днів. ChatGPT допомагає з формулами, але він не може перевірити фізичну наявність товару на складі або верифікувати підпис клієнта. Ми продовжуємо витрачати забагато грошей на підтримку системи, яка працює нестабільно. Це дуже дорого в довгостроковій перспективі, і я постійно боюся, що в один момент ми втратимо всі дані через збій.