120 годин на звірку актів щомісяця — помилки в Excel коштують нам 45 000 гривень чистого прибутку

Минулого місяця я намагався звести дані з Google Sheets, куди менеджери вносять витрати на хімію, та нашої системи обліку робочого часу. У нас 70 людей, і кожен об'єкт має свою специфіку, тому підрахунок бонусів перетворився на пекло. Я витратив три повних робочих дні, щоб просто перевірити коректність нарахувань для п'ятнадцяти мобільних бригад. Використовував складні формули в Excel та Notion для відстеження статусів, але все одно знайшов розбіжності на суму близько 12 000 гривень. Це постійний стрес, бо люди чекають на гроші вчасно, а я не впевнений у цифрах.

Найбільше дратує людський фактор та розсинхронізація даних між відділами. Менеджери об'єктів часто забувають вписати витрати розхідників, а потім я отримую чеки в Telegram або Viber у неділю ввечері. Це викликає величезну фрустрацію, бо мені доводиться переробляти вже готові таблиці по кілька разів. Через ці затримки ми запізнилися з виплатою премій, що призвело до конфлікту з двома ключовими бригадирами. Я відчуваю себе не фінансовим директором, а секретарем, який збирає папірці по всьому офісу.

Системна проблема в тому, що наші інструменти не спілкуються між собою, а штат виріс швидше за наші процеси. Ми досі використовуємо методи управління, які працювали, коли у нас було 20 людей, а не 70. У нас немає автоматизованого збору даних з полів, тому все тримається на ручному введенні в таблиці. Процес настільки застарілий, що будь-яка помилка в одній комірці руйнує весь фінансовий звіт за місяць. Мені критично бракує автоматизації, яка б збирала дані з месенджерів та фото чеків у єдину базу без моєї участі.

Тимчасово ми найняли помічника бухгалтера на пів ставки, щоб він просто займався «оцифровкою» цих даних. Ми платимо йому близько 15 000 гривень на місяць за те, що він вручну переносить цифри з фотографій та повідомлень у Google Sheets. Також я намагався використовувати ChatGPT для написання макросів у Excel, щоб хоч трохи прискорити звірку. Це допомогло розвантажити мене на кілька годин, але загальна вартість процесу лише зросла. Фактично, ми просто закидаємо проблему грошима, не змінюючи саму суть неефективної роботи.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим клієнтом нам доведеться наймати ще більше людей для ручної роботи. Помічник теж помиляється, і мені все одно доводиться за ним перевіряти найважливіші позиції. Ми витрачаємо понад 500 доларів на місяць на зарплату та супутні витрати, але швидкість отримання фінансової звітності не змінилася. Якщо ми виростемо до 150 людей, цей хаос просто паралізує компанію. Мені потрібна система, яка працює на алгоритмах AI, а не на ручному копіюванні тексту з картинок.