40 годин на місяць на пошук прибиральників — рутина, яка вбиває розвиток сервісу

Минулого місяця нам терміново знадобилося четверо нових клінерів для великого офісного центру на Подолі. Я вручну переглядала десятки відгуків на платформах та в Телеграм-каналах, витративши на це понад 25 годин чистого часу. Для фіксації кандидатів використовувала просту таблицю в Гугл Шітс та нотатки в телефоні, щоб не забути деталі співбесід. На платні оголошення ми витратили близько 8000 гривень, але якість кандидатів була дуже низькою. У підсумку я ледь встигла закрити позиції до дати виходу на об'єкт.

Найбільше дратує нескінченний потік нецільових дзвінків та повідомлень у неробочий час. Я відчувала повне емоційне вигорання, бо замість стратегічних завдань працювала як живий фільтр для спаму. Через таку завантаженість ми затягнули з відповіддю одному дуже професійному кандидату, і його перехопили конкуренти. Це була справжня катастрофа, бо ми мало не зірвали терміни перед новим корпоративним клієнтом. Бізнес втрачає репутацію, коли HR просто не встигає фізично опрацювати потік людей.

Системна проблема полягає у відсутності автоматизованої воронки відбору саме для лінійного персоналу. У нас немає CRM-системи для рекрутингу, тому все тримається на моїй пам'яті та хаотичних записах. Процес оцінки анкет застарілий: я витрачаю по 15 хвилин на кожного, хоча 80 відсотків людей не підходять за базовими критеріями. Наша команда занадто мала, щоб наймати окремого асистента, а наявні інструменти не дозволяють швидко відсіювати неадекватних пошукачів.

Тимчасовим рішенням стало залучення фрілансера-рекрутера на два тижні, щоб він допоміг розібрати завали. Ми заплатили йому близько 12000 гривень за допомогу в продзвонах та первинному скринінгу. Також я почала використовувати ЧатДжипіті для швидкого написання текстів вакансій, щоб хоч трохи зекономити час на копірайтингу. Це допомогло закрити дірки в штаті, але бюджет компанії на найм суттєво зріс. Всі ці заходи були лише гасінням пожежі, а не вирішенням причини.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо кожного разу нам доводиться платити зовнішньому спеціалісту. Фрілансер не знає наших внутрішніх стандартів якості, тому мені все одно доводилося перевіряти його роботу. Витрати у 12000 гривень плюс рекламний бюджет — це занадто дорого для компанії з восьми людей. Як тільки фрілансер пішов, проблема повернулася, і я знову завалена рутиною. Нам потрібен інструмент, який працюватиме автономно, а не постійні додаткові витрати.