48 годин на місяць на ручне сортування заявок — маркетолог витрачає третину часу на копіпаст

Минулого місяця я намагалася звести дані з рекламних кабінетів Фейсбук та Інстаграм у одну таблицю Гугл Шітс, щоб зрозуміти вартість залучення клієнта. Витратила на це близько десяти робочих годин, вручну переносячи кожну заявку та помічаючи її категорію — генеральне прибирання чи хімчистка. Використовувала звичайний Ноушн для замітки планів, але фінальні цифри все одно не сходилися на п'ятнадцять відсотків. На рекламу ми витрачаємо близько сорока тисяч гривень щомісяця, і мені критично важливо бачити окупність кожного каналу без помилок. Це був справжній хаос із вкладками та формулами, які постійно ламалися.

Найбільше дратує те, що замість креативу та стратегії я перетворююся на оператора введення даних. Коли приходить одночасно двадцять запитів у Директ, я фізично не встигаю вчасно занести їх у систему, і частина клієнтів просто «протухає». Це викликає величезну фрустрацію, бо я бачу, як гроші компанії просто вилітають у трубу через мою завантаженість рутиною. Власник незадоволений, бо ми не можемо масштабуватися, поки я сиджу заповнюю комірки в таблицях. Я відчуваю постійну втому і страх припуститися помилки в розрахунках, яка коштуватиме нам бюджету.

Системна проблема в тому, що у нас немає жодної автоматизації між рекламним кабінетом та нашою внутрішньою системою обліку. Наша команда з восьми людей працює в ручному режимі, де кожен етап залежить від людського фактора. У нас застарілий підхід до обробки інформації, де маркетолог виконує роль і аналітика, і адміністратора, і копірайтера одночасно. Бракує єдиного інструменту, який би збирав дані автоматично, тому я змушена робити все «руками». Це створює вузьке місце, яке зупиняє ріст усієї компанії.

Тимчасово ми вирішили найняти фрілансера-адміністратора на пів ставки, щоб він просто копіював дані з месенджерів у таблицю. Це обходиться нам приблизно у вісім тисяч гривень на місяць, плюс мій час на перевірку його роботи. Також я намагалася використовувати безкоштовну версію ЧатДжипіті для написання постів, щоб хоч трохи звільнити час. Але це не вирішило проблему аналітики, а просто додало ще одну людину в ланцюжок комунікації. Загалом витрати на такий «милиця-метод» складають близько трьохсот доларів щомісяця без гарантії якості.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з ростом кількості замовлень мені доведеться наймати ще більше адміністраторів. Фрілансер часто помиляється, плутає дати або суми чеків, і мені все одно доводиться все перепровіряти. Це не прибрало мою втомленість, а лише додало менеджерської роботи по контролю іншої людини. Ми витрачаємо гроші на зарплату, яку могли б інвестувати в рекламу. Крім того, ми так і не отримали прозорої звітності в реальному часі, на яку я сподівалася.