150 годин на місяць на ручне розрахування кошторисів — менеджери вигорають, а клієнти чекають годинами

Минулого тижня ми отримали запит на повне прибирання та дрібний ремонт у новому ЖК на Печерську. Я витратила майже шість годин у Excel та Google Sheets, щоб звести докупи вартість хімії, амортизацію обладнання та години роботи вісьмох майстрів. Для контролю процесу ми використовуємо Trello, але ціни на матеріали постійно стрибають, тому доводиться вручну перевіряти кожен рядок. Ми втратили замовлення на сорок тисяч гривень, бо клієнт не дочекався фінальної цифри. Це була п'ята подібна ситуація за місяць, що дуже б'є по наших показниках.

Найбільше дратує те, що я відчуваю себе калькулятором, а не менеджером. Фрустрація зашкалює, коли після трьох годин розрахунків виявляється, що ціна на закупівлю змінилася і треба починати все спочатку. Це викликає величезну втому, бо доводиться працювати до десятої вечора, аби просто встигнути за графіком. Через таку повільність ми виглядаємо непрофесійно перед преміум-клієнтами. Бізнес втрачає темп, а я втрачаю мотивацію взагалі відкривати ці таблиці.

Проблема в тому, що наша система обліку абсолютно не гнучка і тримається на моїй пам'яті. У нас немає єдиної бази, яка б автоматично оновлювала ціни на послуги залежно від складності об'єкта. Процеси застаріли, ми досі копіюємо дані з одного файлу в інший вручну. Команда з вісімнадцяти людей залежить від моїх розрахунків, і це створює вузьке місце в усій операційній діяльності. Нам не вистачає сучасного софту, який би об'єднував клієнтські дані з реальними витратами ресурсів.

Ми спробували частково автоматизувати процес через ChatGPT, копіюючи туди списки завдань для генерації описів робіт. Також я найняла фрілансера на Upwork за триста доларів, щоб він створив нам складнішу форму в Notion з вбудованими формулами. Це трохи допомогло, але все одно потребує багато ручного введення даних. Загалом витратили близько п'ятисот доларів на різні консультації та дрібні виправлення. Проте це лише «пластир» на глибоку рану, бо система часто видає помилки.

Це рішення виявилося занадто крихким і зовсім не масштабованим для нашого бізнесу. Коли кількість замовлень зростає хоча б на десять відсотків, саморобні таблиці починають «плисти». Фрілансер не розуміє специфіки українського ринку клінінгу, тому багато логічних зв'язків довелося переробляти самотужки. Це рішення дороге в обслуговуванні, бо будь-яка зміна в прайсі потребує годин технічного редагування. Ми досі витрачаємо забагато часу на перевірку за ШІ та фрілансером, замість того щоб займатися стратегією.