45 годин на місяць на ручне планування завантаження верстатів — це суцільне пекло для операційки

Минулого місяця я намагався звести докупи графік порізки гофрокартону в Google Sheets, бо замовлень налетіло на 400 тисяч гривень. Витратив три повних робочих дні, щоб вручну прорахувати, чи вистачить нам рулонів на складі під конкретні розміри коробок. Використовував прості таблиці та постійно перепитував комірника в Telegram про актуальні залишки. В результаті все одно помилився в розрахунках на 15 відсотків, і нам довелося терміново докуповувати сировину за оверпрайсом. Це звична рутина, яка з'їдає мій час, призначений для розвитку клієнтської бази.

Найжахливіше — це постійна напруга через страх зупинити конвеєр, бо восьмеро людей будуть просто сидіти і отримувати зарплату за простій. Я відчував шалену фрустрацію, коли після п'яти годин роботи над таблицею виявлялося, що клієнт змінив специфікацію, і треба все переробляти з нуля. Це вибиває з колії, я прихожу додому виснажений і злий, бо замість менеджменту займаюся математикою третього класу. Через такі помилки ми втрачаємо близько 25 тисяч гривень чистого прибутку щомісяця на логістичних витратах.

Системна проблема в тому, що у нас немає єдиного цифрового поля, де виробництво бачить склад, а склад бачить замовлення. Ми — малий бізнес, і купувати важкі ERP-системи за тисячі доларів нам просто не по кишені. Процеси тримаються на моїй голові та хаотичних записах, бо немає автоматизованого інструменту для прогнозування. Старі методи Excel вже не витримують навантаження, коли кількість артикулів продукції перевищила сотню одиниць. Відсутність інтеграції між відділами створює інформаційний вакуум.

Я спробував найняти фрілансера на Upwork, щоб він налаштував нам складну систему в Notion з формулами, заплатив за це 600 доларів. Також я почав використовувати ChatGPT, щоб він допомагав мені писати складні скрипти для таблиць, аби хоч якось автоматизувати звіти. Це трохи допомогло, але система часто «падає» або видає помилки, які ніхто в команді, крім мене, не може виправити. Зараз я витрачаю ще по 200 доларів щомісяця на підтримку цих «милиць» та різні підписки. Тимчасовий фрілансер пішов, і я знову залишився один на один з кодом.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо якщо я захворію, все виробництво просто зупиниться через два дні. Фрілансер побудував архітектуру, яку неможливо розвивати без його участі, а ChatGPT не бачить реального контексту нашого цеху. Ми платимо гроші за інструменти, які працюють наполовину і не вирішують головну біль — автоматичне оновлення даних. Це як латати дірки на старому човні замість того, щоб поставити нормальний двигун. Витрати ростуть, а стабільність процесу залишається на нульовому рівні.