120 годин на звіти щомісяця — ручна перевірка первинної документації вбиває розвиток нашого агровиробництва

Минулого тижня я знову вручну збирала дані з таблиць Ексель та паперових накладних від цеху. Довелося перевірити понад 450 позицій запчастин та витратних матеріалів, щоб сформувати підсумковий звіт для директора. На цей процес я витратила три повних робочих дні, використовуючи лише Гугл Таблиці та калькулятор. Компанія втратила близько 15 000 гривень лише на моєму робочому часі, поки я займалася цією рутиною замість фінансового планування.

Найбільше дратує те, що дані постійно не збігаються через людський фактор при заповненні журналів у цеху. Я відчуваю неймовірну втому та фрустрацію, коли після десяти годин роботи знаходжу помилку на 200 гривень, яка «тягне» за собою весь баланс. Через таку затримку ми не встигли вчасно подати заявку на пільгове кредитування, бо фінансовий звіт не був готовий. Це створює напружену атмосферу в команді, де всі шукають винного у затримках.

Проблема системна: ми досі використовуємо застарілу версію облікової програми, яка не інтегрується з мобільними пристроями майстрів на дільницях. У нас 70 людей штату, але обмін інформацією відбувається через Трелло та усні звіти на нарадах. Немає єдиного вікна для автоматичного збору даних про використання металу та енергоресурсів. Нам критично бракує сучасних інструментів автоматизації, які б об'єднали фінанси та виробництво в одну екосистему.

Щоб хоч якось пришвидшити процес, ми найняли помічника бухгалтера на аутсорс за 12 000 гривень на місяць. Також я намагалася використовувати ЧатДжипіті для написання макросів у Екселі, щоб вони автоматично сортували дані з виписок. Це трохи допомогло, але все одно доводиться кожну цифру перевіряти очима. Сумарно на такі «милиці» ми витрачаємо близько 600 доларів щомісяця, не враховуючи мої нерви.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим замовленням кількість паперів зростає в геометричній прогресії. Помічник часто помиляється, і мені доводиться переробляти його роботу, що стає ще дорожче. Використання окремих скриптів у таблицях — це тимчасова латка, яка не дає повної картини залишків на складі в реальному часі. Ми просто спалюємо гроші на підтримку хаосу замість того, щоб один раз налаштувати автоматичну систему.