45 годин на розрахунок кошторисів щомісяця — рутина, через яку ми втрачаємо великих замовників

Минулого місяця ми намагалися систематизувати прорахунки через Google Sheets, щоб менеджери не смикали мене кожні п'ять хвилин. Я особисто витратила вихідні, щоб прописати формули для врахування цін на метал, логістику та роботу зварювальників. Використовували Notion для бази проєктів, де зберігали понад сто специфікацій минулих періодів. На цю спробу навести лад я витратила близько 15000 гривень робочого часу провідного інженера. Зрештою, все одно виникають помилки в сумах, бо ціни на сировину скачуть щотижня.

Найбільше бісить ситуація, коли клієнт чекає комерційну пропозицію три дні, а потім іде до конкурентів, бо вони відповіли за годину. Я відчуваю величезну втому, бо кожен нестандартний запит на пакування проходить через мій стіл. Це створює затор у процесах, через що команда простоює, а я нервуюся. Ми втратили потенційний контракт на 400000 гривень лише тому, що менеджер неправильно порахував вартість доставки і боявся відправити файл без моєї перевірки.

Проблема системна, бо в нас немає єдиного алгоритму оцінки складних виробів, усе тримається на моєму досвіді та пам'яті головного інженера. Наші інструменти застаріли, Excel не може адекватно обробити логіку варіативності конструкцій без постійних правок вручну. Людям не вистачає експертності, а наймати ще одного дорогого кошторисника на 35000 гривень зарплати зараз немає можливості. Ми просто вперлися в стелю ручного управління, де людський фактор стає критичною загрозою для прибутку.

Тимчасово ми підключили ChatGPT для базових розрахунків об'ємів та перекладу технічних завдань від іноземних партнерів. Також я найняла фрілансера на Upwork за 400 доларів, щоб він створив нам складний макрос для таблиць. Це частково допомогло, але макрос постійно ламається, коли ми додаємо нові позиції металопрокату. Витратили на ці милиці вже близько 25000 гривень за останні два місяці. Це дає змогу працювати, але не знімає з мене обов'язок контролю кожного кроку.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо будь-яка зміна в асортименті вимагає знову шукати того фрілансера. ChatGPT допомагає з текстами, але він не знає реальних залишків на нашому складі та поточної вартості електроенергії на виробництві. Це дорогі та короткочасні виправлення, які не дають мені змоги вийти з операційки. Я все ще витрачаю по 2 години на день на перевірку цифр замість стратегічного розвитку заводу. Ми просто латаємо дірки замість того, щоб побудувати надійну систему.