120 годин на місяць для підготовки тендерної документації вручну — наш відділ маркетингу просто вигорає

Минулого місяця ми готували запуск нової лінійки офісних крісел для експорту в Польщу та Німеччину. Мені довелося залучити двох менеджерів, які замість продажів три тижні вручну заповнювали картки товарів у Гугл Таблицях та перекладали описи. Ми витратили близько тридцяти тисяч гривень на послуги перекладачів-фрілансерів та копірайтерів, щоб адаптувати технічні характеристики. Використовували Трелло для контролю завдань, але все одно заплуталися в версіях файлів. У результаті ми отримали готові матеріали із запізненням на десять днів від запланованого графіку.

Найбільш виснажливим було постійне узгодження технічних термінів між виробничим цехом та відділом маркетингу. Менеджери були роздратовані, бо замість роботи з теплими лідами вони займалися рутинним копіпастом. Я бачила, як у команди зникає мотивація, коли вони восьму годину поспіль перевіряють артикули в Екселі. Через цю затримку ми втратили потенційне замовлення від великого готельного комплексу в Кракові. Це було надзвичайно фруструюче, адже ми фізично не встигали обробити запит через завантаженість папірцями.

Системна проблема полягає в тому, що у нас повністю відсутня автоматизація передачі даних від конструкторів до маркетологів. Ми досі працюємо за застарілою схемою, де інформація передається в розрізнених файлах або взагалі на словах. У штаті всього тридцять п'ять людей, і ми не маємо окремого відділу для роботи з контентом. Процеси налаштовані так, що будь-яке нове замовлення створює лавину ручної роботи. Нам катастрофічно бракує єдиного інструменту, який міг би швидко структурувати технічні дані у маркетинговий текст.

Ми спробували частково використовувати безкоштовну версію ЧатДжіпіті для генерації описів, але результати потребували значного редагування. Також найняли додаткового асистента на парт-тайм за дванадцять тисяч гривень на місяць, щоб він просто переносив дані з однієї таблиці в іншу. Для візуальної частини використовували Канву, але це лише точково закривало дірки. Загалом за останній квартал ми витратили понад дві тисячі доларів на додаткові ресурси та виправлення помилок. Це рішення допомогло випустити каталог, але не вирішило проблему швидкості.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим експортним контрактом нам доводиться наймати ще більше людей. Асистент часто помиляється в цифрах, що для промислового виробництва є критичним. Використання базового штучного інтелекту без налаштованих промптів дає сухий і нецікавий текст, який не продає наші меблі дорожче за конкурентів. Ми продовжуємо витрачати величезні кошти на операційку замість розвитку бренду. Це просто гасіння пожежі замість побудови сучасної системи маркетингу.