Як головний бухгалтер юрфірми на 8 осіб автоматизувала звітність, зекономивши 40 годин та $1,200 щомісяця

Минулого місяця нам потрібно було терміново підготувати звіти для 15 клієнтів, що знаходяться на абонентському обслуговуванні. Я особисто витратила 4 повних робочих дні, перевіряючи кожну судову квитанцію та виписку з реєстрів. Паралельно доводилося вручну розносити понад 200 транзакцій у таблиці Excel, щоб виділити відсотки за успішні арбітражні справи. Через великий обсяг даних я постійно плуталася у сумах, що призвело до затримки виставлення рахунків на 3 дні. Це критично, оскільки касовий розрив у нашій малій фірмі склав майже 150,000 гривень.

Найскладнішим було те, що дані про витрати юристів розкидані по різних месенджерах та пошті. Мені доводилося збирати чеки за державне мито від 5 різних юристів, які часто забувають їх вчасно надсилати. Кожна арбітражна справа має свою специфіку нарахування гонорару успіху, тому автоматичні формули в Excel постійно «злітали». Потрібно було постійно тримати в голові умови договорів кожного окремого клієнта. Будь-яка помилка в одну цифру могла коштувати нам репутації перед великим корпоративним замовником.

Складність полягає у відсутності єдиної системи обліку робочого часу юристів та фінансових витрат у нашій ніші. Юристи зосереджені на законах, а не на цифрах, тому вони заповнюють звіти абияк. У нас лише 8 співробітників, тому виділеного фінансового менеджера немає, і все падає на мої плечі. Ритм арбітражних процесів дуже динамічний, і витрати виникають спонтанно, що робить прогнозування неможливим. Відсутність інтеграції між банківськими виписками та нашою внутрішньою системою змушує робити все руками.

Ми спробували найняти помічника бухгалтера на парт-тайм за 12,000 гривень на місяць, щоб він просто вносив дані. Також я придбала розширену ліцензію на хмарну бухгалтерію за 4,500 гривень на рік, сподіваючись на автоматизацію. Це трохи звільнило мій час, але довелося витратити ще 20 годин на навчання нової людини. Разом з податками та робочим місцем, це рішення обходилося фірмі приблизно у 18,000 гривень щомісяця. Проте людський фактор нікуди не зник, і помилки в білінгу все одно траплялися раз на тиждень.

Це рішення було лише «пластиром» на відкриту рану, бо витрати зросли, а системна проблема залишилася. Помічник часто помилявся у категоріях витрат, і мені все одно доводилося все перевіряти за ним по 2 години щодня. Ми просто масштабували хаос, витрачаючи на це додаткові гроші з бюджету компанії. Процес не став швидшим, ми просто переклали рутину з однієї людини на іншу без зміни логіки процесу. Крім того, при звільненні помічника всі знання про наші процеси зникали разом з ним.