Як головний бухгалтер юрфірми на 70 осіб втрачає 45 годин щомісяця на білінг міжнародних кейсів

Минулого місяця ми закривали звітний період, де потрібно було звести 850 годин білінгу від різних партнерів у єдиний інвойс для іноземного клієнта. Кожен юрист має свій рейт від 150 до 350 євро, і мені довелося вручну перевіряти кожен тайм-шит у Excel на предмет помилок. Процес тривав 4 робочі дні, оскільки дані з CRM не завжди коректно підтягувалися до бухгалтерської програми. Було виявлено 12 розбіжностей у нарахуванні ПДВ для нерезидентів, що ледь не призвело до штрафу. Це вимагало постійної комунікації з відділом продажів та юристами через месенджери.

Найбільша складність полягає у верифікації фактично відпрацьованого часу, який юристи вносять із запізненням. У фірмі на 70 співробітників важко відстежити, чи відповідає опис послуги вказаній вартості для конкретного суду. Мені доводиться вручну перекладати описи робіт з англійської для української первинки та навпаки для клієнта. Будь-яка помилка в одну цифру в міжнародному арбітражі виглядає непрофесійно перед великим бізнесом. Крім того, навантаження на бухгалтерію в кінці місяця зростає втричі, що створює хаос.

Проблема в тому, що наші поточні інструменти не інтегровані між собою: CRM для юристів живе окремим життям від 1С та клієнт-банку. Юристи часто забувають вказувати специфіку витрат, наприклад, судові збори в іноземній валюті або витрати на відрядження. Мені доводиться бути не бухгалтером, а детективом, який з’ясовує походження кожного платежу. Це демотивує команду бухгалтерії, адже 60% часу ми витрачаємо на механічне копіювання даних. Відсутність автоматичного звіряння курсів валют на дату акта також додає головного болю.

Ми спробували найняти додаткового асистента бухгалтера з окладом у 22 000 гривень на місяць, щоб він займався лише первинкою та звіркою білінгу. Також ми витратили близько 45 000 гривень на доопрацювання існуючої системи обліку силами фрілансера-програміста. Це частково допомогло автоматизувати вивантаження звітів, але помилки при ручному введенні все одно залишилися. Загалом за останній квартал ми витратили понад 110 000 гривень на спроби «залатати дірки» в процесі. Проте системно проблема дублювання функцій так і не зникла.

Новий співробітник — це додаткові витрати на податки, робоче місце та час на навчання, який я витрачаю особисто. Програміст зробив «милицю», яка працює лише в 70% випадків і постійно видає критичні помилки при оновленні системи. Ми все одно продовжуємо перевіряти все вручну, бо рівень довіри до самописної автоматизації нульовий. Витрати зросли, а швидкість підготовки рахунків для великих клієнтів залишилася на рівні минулого року. Це не вирішує проблему масштабування фірми, коли кількість юристів зросте до 100+.