Як HR юридичної фірми з 8 юристів втрачає 40 годин на місяць через бюрократію

Ми шукали людину протягом 3 тижнів, переглянувши понад 120 резюме на Work.ua та Rabota.ua. Мені довелося вручну відібрати 15 кандидатів для первинної співбесіди, щоб знайти хоча б одного з відповідним досвідом у господарському праві. На організацію тестових завдань та перевірку знань термінології пішло ще 10 робочих годин. У результаті ми найняли людину, але процес адаптації та підготовки внутрішніх регламентів зайняв ще 5 повних днів мого часу. Це критично, коли в команді всього 8 людей і кожен ресурс на вагу золота.

Найбільша складність полягала у величезній кількості нерелевантних відгуків, які доводилося фільтрувати самостійно. Оскільки я поєдную ролі HR та офіс-менеджера, кожна година на перегляд резюме відривала мене від операційного управління офісом. Юристи вимагали кандидата «на вчора», а якість супровідних листів була настільки низькою, що доводилося витрачати час на уточнюючі дзвінки. Координація графіків 8 завантажених адвокатів для фінальних інтерв'ю перетворилася на справжній логістичний кошмар. Відсутність автоматизованої системи оцінки знань змушувала мене вручну перевіряти кожне тестове завдання.

У юридичній сфері ціна помилки дуже висока, тому ми не можемо дозволити собі найняти некомпетентну людину. Складність у тому, що специфіка арбітражних спорів потребує вузьких знань, які важко перевірити без залучення старших партнерів, чия година коштує дуже дорого. Моїх власних знань у праві не завжди достатньо для глибокого технічного скринінгу, тому виникав «пінг-понг» між мною та керівництвом. Крім того, рутинна паперова робота з оформлення документів у невеликій фірмі досі ведеться в Excel та Word. Це створює додаткове навантаження, яке не дає фокусуватися на розвитку корпоративної культури.

Ми вирішили придбати підписку на професійний рекрутинговий сервіс та витратили близько 12 000 гривень на додаткове просування вакансій у Telegram-каналах для юристів. Я також виділила 4 робочі дні виключно на співбесіди, відклавши всі інші офісні справи. Для перевірки знань ми розробили паперові тести, на друк та обробку яких пішло ще близько 1 500 гривень. Загалом, прямі витрати на закриття однієї позиції склали приблизно 18 000 гривень без урахування мого робочого часу. Це рішення було тимчасовим і досить дорогим для нашого бюджету.

Це рішення було «гасінням пожежі», а не системним підходом, оскільки наступного разу нам знову доведеться платити за рекламу та витрачати мій час. Ми отримали кандидата, але процес залишився ручним, і я все ще відчуваю вигорання від обробки сотень листів. Гроші, витрачені на просування, не гарантували якості, а лише збільшили потік спаму в мою пошту. Система тестування на папері виглядає застарілою для сучасної фірми та не дає миттєвого результату. Найголовніше — ми так і не розв'язали проблему мого перевантаження, просто перерозподіливши завдання на короткий термін.