450 годин на оцінку проєктів щомісяця — розробники вигорають, а прибуток ТОВ ЛогікСофт падає через помилки

Минулого місяця ми намагалися структурувати оцінку проєктів через Notion та складні таблиці Sheets, де прописали кожен етап розробки. Я особисто витратив близько 20 годин, щоб звести докупи дані від техліда та аналітика, бо клієнт вимагав точний кошторис на 45000 доларів. Ми використовували ChatGPT для написання описів функціоналу, але все одно перевіряли кожну цифру вручну. У підсумку підготовка однієї комерційної пропозиції розтягнулася на цілий тиждень. Це гальмує наші продажі, бо аграрії хочуть бачити результат вже сьогодні.

Найбільш виснажливим було постійне узгодження годин між розробниками та менеджерами, що викликало справжню фрустрацію в команді. Кожного разу, коли ми помилялися в оцінці на 15 чи 20 відсотків, компанія втрачала реальні гроші, бо ми працюємо за фіксованою ціною. Я відчуваю величезну втому від того, що замість стратегії розвитку ЛогікСофт я виступаю в ролі калькулятора. Це створює напружену атмосферу, бо розробники ненавидять відволікатися на бюрократію замість написання коду.

Системна причина полягає в тому, що наші процеси досі тримаються на ручному управлінні та застарілому підході до збору вимог. У нас всього 8 людей, і кожен фахівець на вагу золота, тому будь-яка неефективність масштабується. Ми не маємо єдиного автоматизованого інструменту, який би враховував специфіку агротехнологій та автоматично генерував ризики. Наявні інструменти на кшталт Trello допомагають лише з тасками, але ніяк не з інтелектуальною оцінкою складності. Це призводить до хаосу під час масштабування бізнесу.

Щоб хоч якось розвантажити команду, я найняв додаткового помічника на парт-тайм за 800 доларів на місяць. Він займається збором даних та заповненням Excel-файлів, намагаючись стандартизувати наші пропозиції. Також ми купили платну підписку на розширений сервіс аналітики за 150 доларів, щоб краще бачити витрати часу. Загалом це рішення обходиться компанії майже в 1000 доларів щомісяця, не враховуючи мого власного часу. Це дало змогу трохи видихнути, але проблема точності нікуди не зникла.

Це рішення — звичайний пластир на відкриту рану, воно абсолютно не підходить для масштабування. Нова людина теж помиляється, і мені все одно доводиться перевіряти кожен документ перед відправкою клієнту. Ми витрачаємо великі кошти на підтримку процесу, який не стає розумнішим з часом. Це дорого, неефективно і не вирішує головну біль — залежність результату від людського фактору. Якщо ми захочемо взяти в роботу одночасно п'ять великих проєктів, ця система просто розвалиться.