120 годин на місяць для ручного аналізу тендерів — менеджери вигорають через помилки та втому

Минулого місяця ми отримали дванадцять великих запитів на розробку банківського софту, і кожен документ мав понад шістдесят сторінок. Мої три менеджери витратили два повні робочі тижні лише на те, щоб виписати ключові вимоги в Notion та перевірити відповідність нашому стеку. Ми використовували Excel для порівняння бюджетів, але через людський фактор пропустили важливий пункт про сертифікацію безпеки. У результаті ми втратили потенційний контракт на сто тисяч доларів, бо запізно зрозуміли, що не проходимо за критеріями. Це була справжня катастрофа для нашого відділу продажів.

Найбільш виснажливим було те, що фахівці замість активних переговорів займалися монотонним читанням юридичної документації. Люди втомлюються, увага розсіюється після третьої години роботи з текстом, і починаються критичні помилки. Я бачив фрустрацію в очах команди, бо вони прийшли продавати та спілкуватися, а не працювати архіваріусами. Через цю рутину ми не встигли вчасно подати пропозиції ще двом перспективним клієнтам з Британії. Це прямі фінансові втрати та зіпсована репутація швидкої компанії.

Системна проблема полягає у відсутності автоматизованого інструменту для первинного скринінгу складних технічних завдань. Наші процеси побудовані на застарілій моделі, де людина є головним фільтром інформації, що абсолютно не масштабується. Ми маємо всього тридцять п'ять людей у компанії, і залучати розробників для оцінки кожного ліда — це занадто дорого. Інструменти на кшталт Trello допомагають візуалізувати етапи, але вони не аналізують зміст документів. Брак інтелектуальної автоматизації створює вузьке місце саме на етапі входу нового клієнта.

Тимчасово ми спробували використовувати платну версію ChatGPT за двадцять доларів на місяць для кожного менеджера, щоб закидати туди шматки тексту. Також ми найняли фрілансера-аналітика на часткову зайнятість, якому платимо близько вісімсот доларів на місяць за підготовку резюме проектів. Разом із часом моїх основних співробітників це рішення обходиться компанії приблизно у дві тисячі двісті доларів щомісяця. Це трохи зняло напругу, але не вирішило проблему конфіденційності даних. Ми все ще вручну переносимо результати аналізу в CRM-систему.

Це рішення нагадує пластир на відкритій рані, бо воно не системне і не гарантує безпеку даних наших клієнтів. Використання публічних чат-ботів для аналізу конфіденційних фінтех-протоколів — це великий ризик, який може коштувати нам ліцензії. Фрілансер часто не вловлює нюанси нашої внутрішньої експертизи і потребує постійного контролю. Ми витрачаємо забагато грошей на підтримуючі процеси, які не приносять прямого прибутку. Крім того, таке рішення не дозволяє нам обробляти в п'ять разів більше заявок без розширення штату.