120 годин на місяць на ручне заповнення технічних комерційних пропозицій — менеджери просто вигорають

Минулого тижня я витратила майже три робочі дні, щоб зібрати докупу вимоги замовника та оцінки від наших розробників у Notion. Для кожного проєкту доводиться вручну копіювати описи функцій із Google Sheets, де ми ведемо облік попередніх кейсів, та адаптувати їх під нові завдання. В результаті ми підготували лише дві пропозиції на загальну суму близько сорока тисяч доларів, хоча запитів було втричі більше. Через таку завантаженість ми часто не встигаємо вчасно відповідати гарячим лідам, що призводить до втрати потенційних контрактів. Використання ChatGPT трохи допомагає з текстами, але він не знає наших внутрішніх процесів та реальних вартостей годин програмістів.

Найбільше дратує необхідність бути посередником між клієнтом та технічним відділом, постійно перепитуючи деталі. Я відчуваю величезну фрустрацію, коли після п'яти годин роботи над документом виявляється, що розробники змінили архітектуру і все треба переробляти з нуля. Це виснажує емоційно, бо замість активних продажів та спілкування я займаюся монотонною канцелярською роботою. Компанія втрачає темп, а ми з колегами відчуваємо втому вже в середині тижня через цей нескінченний копіпаст. В результаті страждає якість опрацювання клієнтів, бо на глибокий аналіз їхніх потреб просто не залишається часу.

Проблема системна, адже у нас немає єдиної бази знань, яка б автоматично підтягувала актуальні ціни та технічні специфікації. Процес передачі інформації між відділами побудований на хаотичних повідомленнях у месенджерах та застарілих таблицях, які ніхто вчасно не оновлює. Нам катастрофічно бракує інструменту, який би об'єднував дані з CRM та технічні шаблони в один клік. Старі методи роботи вже не витримують навантаження, коли кількість запитів від логістичних компаній різко зросла. Ми намагаємося закрити дірки в процесах людьми, але це лише створює додаткову плутанину в комунікаціях.

Наразі ми вирішили найняти окремого асистента на фрілансі за вісімсот доларів на місяць, щоб він просто зводив дані докупи. Він працює в Trello та Google Docs, намагаючись структурувати хаос, який ми йому передаємо після зустрічей з клієнтами. Також ми придбали платну підписку на розширений сервіс для створення презентацій, що обходиться ще у сто доларів щомісяця. Загалом витрати на підтримку цього напівручного процесу складають близько двох з половиною тисяч доларів, враховуючи мій час та час техлідів. Проте це все одно не вирішує проблему швидкості, бо людський фактор залишається головним вузьким місцем.

Це рішення абсолютно не піддається масштабуванню, бо з приходом кожного нового клієнта хаосу стає тільки більше. Фрілансер часто помиляється в технічних деталях, бо не розуміє специфіку розробки софту для логістики, і мені доводиться все перевіряти за ним. Це тимчасовий пластир на глибоку рану, який коштує компанії чималих грошей, але не дає стабільного результату. Ми продовжуємо залежати від конкретних людей, і якщо асистент захворіє, процес підготовки пропозицій просто зупиниться. До того ж витрати на таку підтримку постійно зростають, не приносячи очікуваного пришвидшення циклу продажів.