45 годин на підготовку комерційних пропозицій щомісяця — менеджери вигорають через рутину та втрачають великих клієнтів

Минулого тижня ми готували пропозицію для великого банку, і це знову перетворилося на пекло з перекиданням файлів. Я та двоє моїх лід-менеджерів витратили близько 12 годин сумарно, щоб зібрати докупи оцінки від розробників у Таблицях і перенести їх у гарний формат. Використовували стандартні шаблони в Гугл Документах та Notion, але постійно виникали помилки в цифрах. Зрештою ми ледь встигли до дедлайну, хоча проект оцінюється у понад 50 000 доларів. Це забирає ресурс, який ми мали б витрачати на реальні переговори, а не на копіювання тексту.

Найбільше бісить необхідність постійно смикати технічного ліда, щоб він перевірив актуальність стеків та годин. Я відчуваю величезну фрустрацію, коли після трьох годин редагування помічаю помилку в розрахунку погодинної ставки. Команда продажів втомлена від того, що замість драйву від закриття угод вони займаються оформленням таблиць. Це вбиває мотивацію, і я бачу, як падає якість нашої комунікації з клієнтами через елементарну втому. У результаті ми виглядаємо менш професійно, ніж могли б.

Проблема системна, бо у нас немає єдиного центру знань, де б зберігалися актуальні кейси та описи технологій. Кожен сейлз веде свій окремий файл у Екселі, а процеси передачі інформації від розробників до відділу продажів розірвані. Ми використовуємо застарілу модель ручного збору даних, де людський фактор відіграє критичну роль. Нам бракує автоматизованого інструменту, який міг би генерувати драфт пропозиції на основі вхідних вимог клієнта. Без цього ми просто продовжуємо масштабувати хаос.

Ми намагалися частково використовувати Платну версію ЧатДжіпіті за 20 доларів на місяць, щоб він допомагав перекладати та структурувати текст. Також найняли парт-тайм копірайтера за 600 доларів на місяць, який мав би приводити всі наші офери до єдиного стилю. Проте це не вирішило проблему швидкості, бо копірайтеру все одно треба дати вхідні дані, які ми збираємо вручну. Загалом витрати на ці милиці та робочий час менеджерів обходяться компанії дуже дорого. Ми просто латаємо дірки замість того, щоб побудувати надійний міст.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим запитом навантаження на ключових людей тільки зростає. Копірайтер не розуміє технічних нюансів фінтеху, тому мені доводиться перевіряти за ним кожне слово, що подвоює роботу. ЧатДжіпіті без налаштованих промптів часто видає занадто загальні фрази, які не чіпляють банківських експертів. Ми витрачаємо гроші на зарплати, але швидкість закриття угод не збільшується. Це замкнене коло, де ми платимо за процес, а не за результат.