120 годин на ручне зведення звітів щомісяця — логістика тоне в таблицях через людський фактор та втому

Минулого місяця я витратила майже два тижні, щоб звести дані з трьох різних систем обліку в одну таблицю Гугл Шітс. Використовувала стандартні формули та запити, щоб об’єднати витрати на пальне, відрядження водіїв та амортизацію 45 вантажівок. Через помилку в одному рядку ми ледь не втратили контракт на суму 250 000 гривень, бо неправильно розрахували маржу. Довелося вручну перевіряти кожен з 300 рейсів, що виснажило мене повністю. Зрештою, я просто сиділа ночами з кавою, намагаючись знайти розбіжності в цифрах.

Найбільше дратує те, що дані приходять у різних форматах: від Ексель-файлів до повідомлень у Телеграм від водіїв. Я відчуваю постійну тривогу, що пропущу якусь кому, і це викривить фінансовий звіт для керівництва. Це не аналітика, а якась механічна робота копіпастера, яка вбиває будь-яке бажання працювати творчо. Компанія втрачає динаміку, бо ми отримуємо звітність за минулий місяць лише в середині наступного. Така затримка робить нас неповороткими на ринку, де ціни на логістику змінюються щодня.

Проблема системна — наші внутрішні інструменти застаріли і не синхронізуються між собою автоматично. У нас немає єдиного вікна для збору даних, тому все тримається на моїх руках та уважності. Процеси налаштовані так, що кожен відділ веде свою звітність, як йому зручніше. Нам катастрофічно не вистачає автоматизації, яка б розпізнавала тексти та сама заповнювала потрібні поля. Старі методи вже не тягнуть той обсяг інформації, який генерує команда з 70 людей.

Ми спробували найняти помічника-аналітика на фрілансі, щоб він розгрібав первинні дані за 15 000 гривень на місяць. Також я почала використовувати базовий платний ЧатДжпт за 20 доларів, щоб писати складні скрипти для таблиць. Частково це допомогло, але фрілансер постійно плутався в специфіці логістики Балкан. У результаті я витрачала ще більше часу на перевірку його роботи, ніж робила б це сама. Вийшло, що ми просто додали ще одну ланку в хаос, не вирішивши корінь проблеми.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим клієнтом навантаження зростає в геометричній прогресії. Фрілансер — це тимчасова латка, яка не дає системної надійності та розуміння бізнес-процесів. ЧатДжпт допомагає з кодом, але він не бачить всієї картини наших перевезень без правильної інтеграції. Ми продовжуємо платити гроші за людські помилки, які коштують нам тисячі доларів втраченого прибутку. Нам потрібен інструмент, який працюватиме всередині компанії без залучення сторонніх людей.