Як менеджерка з продажів логістики втрачала 12 годин на тиждень через помилки в розрахунках тарифів на складі

Минулого вівторка мені потрібно було терміново підготувати комерційні пропозиції для 5 великих ритейлерів, що потребувало точних розрахунків площі під 400 палет. Я вручну перевіряла залишки на складі в Excel та звіряла тарифи на перевезення по 24 областях України. Це зайняло понад 8 годин робочого часу, бо дані в таблицях не синхронізувалися з реальною наявністю місць. Через таку затримку ми ледь не проґавили дедлайн подачі тендерної документації. В результаті я провела за комп'ютером час до 21:00, аби просто звести цифри докупи.

Найскладнішим було те, що інформація про вільні місця на складі постійно змінювалася, а мені доводилося уточнювати все телефоном у комірників. Оскільки в «Швидкому Вантажі» працює всього 18 людей, кожен перевантажений, і отримати швидку відповідь про наявність 150 квадратних метрів було майже неможливо. Крім того, кожен клієнт має свої специфічні вимоги до температурного режиму, що додає ще 3-4 змінні у формулу розрахунку ціни. Постійні перемикання між месенджерами, дзвінками та застарілими таблицями створювали справжній хаос. Будь-яка помилка в одну цифру могла коштувати компанії прибутку або призвести до роботи в мінус.

Це було складно через відсутність єдиної системи автоматизації, де продажі бачать реальний стан логістики в реальному часі. Наші внутрішні процеси тримаються на «ручному керуванні», де людський фактор відіграє занадто велику роль. Коли я намагаюся продати послугу, я не впевнена на 100%, чи зможемо ми її надати за вказаною ціною через два тижні. Відсутність інтеграції між CRM та складським софтом створює інформаційний вакуум, який я заповнюю своїм часом. Це виснажує емоційно, адже замість активних продажів я займаюся технічною звіркою даних.

Ми спробували частково автоматизувати процес за допомогою найму додаткового асистента, який би збирав дані по складу та логістиці. Це обійшлося компанії приблизно у 18 000 гривень на місяць як заробітна плата новачка на випробувальний термін. Також ми придбали підписку на розширений модуль у нашій поточній системі обліку за 4 500 гривень. Проте асистент також помилявся, а модуль виявився занадто складним для швидкого освоєння всією командою з 18 осіб. Сумарно ми витратили близько 22 500 гривень лише за перший місяць спроби виправлення ситуації.

Рішення виявилося неефективним, бо воно не прибрало корінь проблеми — ручне введення даних. Асистент став ще однією ланкою комунікації, яка лише спотворювала інформацію та затягувала час відповіді клієнту. Ми все одно витрачали по 30-40 хвилин на підготовку однієї простої пропозиції замість обіцяних 5 хвилин. Витрати зросли, а швидкість закриття угод залишилася на тому ж рівні, що й раніше. В результаті ми отримали ще більше бюрократії та додаткові витрати без реального зростання конверсії в продажі.