TL;DR

•Дарина Страхувальна, Бізнес-аналітик — Минулого вівторка я знову сиділа до ночі в Google Sheets, намагаючись звести дан...
•Результат: Автоматичний розподіл 200+ замовлень на день та миттєва аналітика пального без участі аналітика
•Окупність: 48 днів ($1,900)

120 годин на ручну побудову маршрутів щомісяця — логісти виснажені та роблять критичні помилки

Дарина Страхувальна·Бізнес-аналітик

Компанія 'ТрансПлюс' — малий логістичний провайдер (8 працівників) з фокусом на доставку у Києві та області, пропускаючи складування та митну процедуру.Команда: 8 осіб

Як ви останній раз вирішували проблему з плануванням щоденних маршрутів та аналітикою витрат пального?

Минулого вівторка я знову сиділа до ночі в Google Sheets, намагаючись звести дані від восьми водіїв у єдиний звіт. Ми використовуємо просту таблицю та Notion для фіксації замовлень, але вручну перевіряти кожен кілометр — це пекло. На паливо ми витрачаємо близько 150 000 гривень на місяць, і я бачу розбіжності у звітах. Я намагалася підключити ChatGPT для очищення адрес, але без системної інтеграції це забирає ще більше часу. У результаті ми просто закриваємо очі на дрібні перевитрати, бо не маємо нормального інструменту контролю.

Що в цьому було складного?

Найбільше бісить те, що дані постійно дублюються або втрачаються при передачі від логіста до водія. Коли клієнт дзвонить і питає, де його товар, нам доводиться робити три дзвінки різним людям, щоб з'ясувати статус. Це викликає величезну фрустрацію, бо я як аналітик маю думати про стратегію, а не працювати диспетчером. Через цю плутанину ми втратили двох постійних замовників минулого кварталу, що коштувало компанії приблизно 40 000 гривень чистого прибутку. Втома в команді така, що люди вже просто хочуть звільнитися.

Чому це було складно?

Системна проблема в тому, що у нас немає єдиного цифрового контуру, і ми досі покладаємося на людський фактор у малій команді. Вісім людей — це забагато для блокнота, але замало для впровадження дорогої корпоративної системи за тисячі доларів. Процеси побудовані на словах, а старі інструменти на кшталт Excel уже не витримують обсягів щоденної доставки по Києву. У нас немає штатного розробника, тому будь-яка автоматизація здається космічними технологіями. Ми застрягли між форматом сімейного бізнесу та професійним логістичним сервісом.

Як ви це вирішили?

Ми спробували найняти фрілансера на Upwork, щоб він налаштував нам автоматичний збір даних через Zapier, і заплатили за це близько 600 доларів. Це частково допомогло синхронізувати Trello та таблиці, але система почала ламатися через тиждень. Також я купила платну підписку на ChatGPT Plus за 20 доларів, щоб він писав мені формули для звітів. Це трохи пришвидшило роботу, але загалом проблема хаосу в даних нікуди не зникла. Ми витратили гроші на «косметичний ремонт» замість того, щоб перебудувати фундамент.

Чому це рішення було не крутим?

Рішення з фрілансером виявилося одноразовим, бо він зник одразу після отримання оплати і не залишив інструкцій. Коли в таблиці з'явилася нова колонка, вся його автоматизація «полетіла», і я знову повернулася до ручного копіювання. Використання ChatGPT теж не рятує, бо він не бачить поточної ситуації на дорогах чи залишків палива в реальному часі. Це рішення неможливо масштабувати: якщо ми наймемо ще двох водіїв, я просто фізично не встигну обробити їхні дані. Ми продовжуємо гасити пожежі замість того, щоб купити вогнегасник.

ROI: повернення інвестицій

Поточні витрати / міс

$1,200/міс — скільки зараз витрачають на проблему

Вартість AI-курсу

$1,900

до 30 людей

Окупність

48 днів

Результат

Автоматичний розподіл 200+ замовлень на день та миттєва аналітика пального без участі аналітика

Хочете такий самий результат?

Спробуйте AI Accelerator — програму впровадження AI для вашої команди. Перші результати за 1 тиждень.

Почати безкоштовно

Схожі кейси

Вікторія ДозаторнаБізнес-аналітик

Компанія "Український Мобіль" — середній бізнес (18 працівників), що спеціалізується на виготовленні kinky мебелі для вітрини. Наша ніша — екзотичні дерева та ручна обробка.

"120 годин на ручне зведення звітів з виробництва щомісяця — Вікторія вигорає від таблиць та рутини"

⏱ Окупність: 40 днівЧитати кейс →

Мирослава КонвеєрнаПровідний аналітик виробничих даних

ТОВ «Світло-Меблі», середнє підприємство з 35 співробітників, що спеціалізується на виготовленні офісних стільців та столів для локальних мереж.

"120 годин на ручне зведення звітів щомісяця — аналітик завалений таблицями замість стратегії"

⏱ Окупність: 84 днівЧитати кейс →

Сергій КонсультченкоБізнес-аналітик/Дат-аналітик

Компанія 'Світочек' — мала компанія з Києва, która спеціалізується на постового клінінгу для офісів та житлових будинків (10 працівників клінінгу, 4 адміністративних працівників та 4 консультантів), працює у Київській області.

"120 годин на ручне зведення звітів щомісяця — дані втрачаються, а власник не бачить прибутку"

⏱ Окупність: 48 днівЧитати кейс →