120 годин на ручне зведення звітів щомісяця — дані втрачаються, а власник не бачить прибутку

Минулого місяця я намагався звести дані по десяти об'єктах у Київській області, використовуючи звичайні Google Sheets. Мені довелося вручну витягувати витрати на хімію та амортизацію техніки з паперових звітів наших десяти клінерів. Я витратив на це близько 40 годин чистого часу, намагаючись зрозуміти, чому один об'єкт приніс 15000 гривень прибутку, а схожий за площею — лише 2000 гривень. Для аналізу я використовував ChatGPT, щоб структурувати нечіткі коментарі адміністраторів, але це все одно було дуже повільно. У підсумку ми побачили, що помилки в розрахунках коштували нам близько 30000 гривень недоотриманого доходу.

Найбільше мене фруструє те, що дані приходять у хаотичному вигляді через Telegram або в блокнотах. Коли я бачу розбіжності в цифрах, мені доводиться обдзвонювати чотирьох адміністраторів, щоб уточнити деталі, і це страшенно втомлює. Відчуття, що я працюю не аналітиком, а детективом, який шукає зниклі чеки на пальне та мийні засоби. Через цю паперову тяганину ми запізнилися з виставленням рахунків великому замовнику на два тижні. Це створює касовий розрив, який змушує власника нервувати та затримувати бонуси персоналу.

Проблема системна, бо у нас абсолютно відсутня єдина база даних для операційних процесів. Ми використовуємо Trello для завдань, але фінанси та витрати матеріалів там не фіксуються належним чином. Наші чотири консультанти працюють у Notion, але їхні дані ніяк не синхронізовані з виїздами клінінгових бригад. Старі інструменти просто не витримують навантаження, коли кількість замовлень зростає. У нас немає автоматизованого збору даних з поля, тому людський фактор стає критичним вузьким місцем.

Тимчасово ми вирішили найняти фрілансера на Upwork за 400 доларів, щоб він створив нам складну таблицю з макросами в Excel. Також я особисто витрачаю вечори на те, щоб через ChatGPT Plus перетворювати голосові повідомлення адміністраторів у табличний вигляд. Це рішення коштує компанії приблизно 15000 гривень щомісяця за мій додатковий час та послуги сторонніх розробників. Крім того, ми придбали платну підписку на сервіс обліку робочого часу, що додало ще 100 доларів до витрат. Але це все одно нагадує латання дірок на старому човні.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим працівником кількість хаосу зростає в геометричній прогресії. Макроси в Excel постійно ламаються, коли хтось із адміністраторів вводить дані не в тому форматі. Я витрачаю більше часу на виправлення помилок у таблиці, ніж на реальний аналіз та пошук точок росту бізнесу. Ми платимо за мій час аналітика, а я виконую роботу оператора вводу даних, що є дуже дорогим задоволенням для малої компанії. Це не дає нам змоги швидко відкривати нові напрямки, наприклад, ремонтні послуги, про які мріє власник.