Як ТОВ «Логістик-Південь» втрачає 120 годин на місяць через ручне звіряння митних декларацій та палива

Минулого місяця ми витратили 14 робочих днів на зведення даних з паливних карток та митних накладних у Excel. Через помилку в одній формулі ми не врахували ПДВ на суму 48 000 гривень, що виявили лише під час внутрішнього аудиту. Мені довелося залучати двох помічників, щоб перевірити кожну з 450 поїздок вручну. Це зупинило поточну роботу бухгалтерії на цілий тиждень, поки ми шукали розбіжність у 3% між фактичними витратами та звітами водіїв. Зрештою, ми просто закрили очі на дрібні неточності, аби встигнути подати звітність вчасно.

Найскладніше — це нестиковка форматів даних, які приходять від логістів, митних брокерів та АЗС. Кожна вантажівка генерує купу паперових чеків, які часто губляться або стають нечитабельними. Коли у вас 45 активних бортів, обсяг первинної документації перевищує 1500 одиниць на місяць. Потрібно постійно тримати в голові різні податкові ставки для міжнародних та внутрішніх перевезень. Будь-яка механічна помилка при введенні цифр у таблицю призводить до того, що фінансовий результат компанії виглядає викривленим.

Проблема в тому, що наші системи обліку не інтегровані між собою, тому дані доводиться переносити «руками» з WMS-системи в 1С та Excel. У нас немає єдиного джерела істини, тому цифри у логістів та бухгалтерів постійно не сходяться на 5-7%. Крім того, митне оформлення має свої специфічні коди та збори, які важко автоматизувати стандартними інструментами. Команда з 70 людей генерує такий потік запитів, що я просто не встигаю займатися фінансовим аналізом. Весь мій час з’їдає операційне «гасіння пожеж» та пошук завірених копій документів.

Ми спробували найняти додаткового бухгалтера на первинну документацію з окладом у 25 000 гривень на місяць. Також ми витратили близько 60 000 гривень на доопрацювання нашої поточної облікової системи силами фріланс-програміста. Це частково допомогло автоматизувати імпорт даних з паливних мереж, але проблему з митними документами не вирішило. Загалом, розв'язання проблеми обійшлося компанії приблизно у 85 000 гривень прямих витрат лише за перший квартал. Проте людський фактор все одно залишається критичним місцем у всьому процесі.

Новий співробітник теж помиляється, а його навчання зайняло ще два місяці мого особистого часу. Фрілансер зробив «костурне» рішення, яке зламалося після чергового оновлення системи, і тепер ми знову вводимо частину даних вручну. Витрати на зарплату та софт не окупилися, оскільки швидкість закриття періоду зросла лише на 10%. Ми досі не бачимо реальну маржинальність кожного рейсу в режимі реального часу. Це рішення лише законсервувало стару проблему, не давши нам інструменту для масштабування бізнесу.