12 годин на тиждень на звірку ТТН та рахунків — бухгалтер втрачає фокус через рутину

Минулого місяця я витратила три дні, щоб звести дані з таблиць Google Sheets та паперових звітів від вісімнадцяти водіїв. Виявилося, що через помилки в ручному введенні ми переплатили тридцять тисяч гривень за пальне. Я намагалася використовувати ChatGPT для перевірки формул, але дані все одно доводилося вбивати руками. Це справжній хаос, коли одночасно приходять рахунки від європейських партнерів у євро та внутрішні в гривнях. Використовуємо Notion для завдань, але фінанси все одно тримаємо в розрізнених файлах.

Найгірше — це відчуття постійної тривоги, що я пропустила кому або цифру, яка коштуватиме компанії мільйони. Коли водії дзвонять і вимагають розрахунок, а я ще не звела дебет з кредитом, починається паніка. Це виснажує, бо замість стратегічного планування витрат я працюю як друкарська машинка. В результаті ми затримуємо виплати контрагентам, що псує нашу репутацію на ринку перевезень. Кожна помилка — це не просто цифра, а реальні гроші, які ми втрачаємо на рівному місці.

Системна проблема в тому, що наші процеси застрягли у минулому десятилітті, хоча ми працюємо з Європою. У нас немає єдиної автоматизованої системи, яка б поєднувала логістику та бухгалтерію в реальному часі. Нас всього вісімнадцять людей, і наймати окремого аналітика за дві тисячі доларів ми не можемо собі дозволити. Інструменти, якими ми користуємося, не спілкуються між собою, тому дані мігрують через мої руки. Це класичний приклад поганого процесу, де людський фактор стає головним ризиком.

Ми спробували найняти фрілансера-програміста, щоб він написав нам скрипт для автоматизації звітів у Excel. Заплатили йому близько п'ятнадцяти тисяч гривень за роботу та витратили ще тиждень на пояснення специфіки логістики. Спочатку це трохи допомогло, і я навіть зраділа, що з'явилося вільне вікно. Але як тільки змінилися вимоги до податкових накладних, скрипт перестав працювати. Зараз ми знову повернулися до ручного копіювання даних, бо фрілансер зник і не відповідає на дзвінки.

Це рішення виявилося абсолютно немасштабованим і крихким, як картковий будинок. Будь-яка зміна в тарифах або нові напрямки перевезень потребують переписування коду, що знову коштує грошей. Це не дало мені розуміння, як працювати з технологіями самостійно, я просто стала залежною від сторонньої людини. Це дорого, бо ми платимо двічі: спочатку за розробку, а потім за виправлення помилок, які цей скрипт пропускає. В результаті проблема не зникла, а просто на деякий час сховалася під капот.