Як бухгалтер у логістиці ТОВ «Швидкий Вантаж» з 18 працівниками втрачає 45 годин на місяць через ручну обробку ТТН

Минулого тижня ми закривали місяць, і я витратила 14 годин лише на звірку 120 накладних від постачальників палива та складських звітів. Через специфіку харчових продуктів кожен грам на обліку, а водії часто гублять чеки або заповнюють їх з помилками. Мені довелося вручну перевіряти кожну позицію в Excel, порівнюючи дані з паперових носіїв та нашої застарілої 1С. В результаті ми виявили недостачу на суму 12 500 гривень, яку не могли пояснити три дні. Це паралізувало роботу фінансового відділу, оскільки я не могла вчасно подати звітність керівнику.

Найважче — це постійний людський фактор та величезний обсяг дрібних даних, які неможливо автоматизувати стандартними засобами. У логістиці кожен рейс генерує мінімум 5 документів, а оскільки у нас 18 співробітників, потік паперів стає некерованим. Коли дані вносяться руками, помилка в одній цифрі призводить до того, що весь баланс «пливе». Мені доводиться переривати основну роботу фінансового менеджера, щоб працювати як звичайний оператор вводу даних. Це виснажує і не дає зосередитися на стратегічному плануванні витрат компанії.

Складність полягає у відсутності єдиної екосистеми між складом, водіями та бухгалтерією. Наші водії працюють «в полі», і інформація про фактичне відвантаження харчових продуктів доходить до мене з запізненням у 2-3 дні. Харчова продукція має терміни придатності та умови зберігання, тому будь-яка затримка в документах загрожує штрафами від клієнтів. Я змушена постійно всіх «смикати» та перепровіряти кожну цифру по кілька разів. Така фрагментарність процесів створює постійний стрес та ризик фінансових втрат для ТОВ «Швидкий Вантаж».

Ми спробували найняти додаткового асистента на півставки, щоб він просто вносив дані в систему. Це коштувало нам близько 12 000 гривень на місяць, плюс витрати на облаштування робочого місця та податки. Проте кількість помилок не зменшилася, бо нова людина не знала специфіки наших логістичних маршрутів. Я все одно витрачала по 2 години на день на перевірку його роботи та виправлення «одруків». Фактично, ми просто витратили гроші на додатковий контроль, але не розв'язали саму проблему автоматизації збору даних.

Рішення з асистентом виявилося лише «пластиром» на глибоку рану, оскільки витрати зросли, а швидкість обробки інформації залишилася низькою. Це не зняло з мене відповідальності за фінальні цифри, і я все одно сиділа до вечора, закриваючи звіти. Крім того, людський ресурс — це завжди ризик лікарняних чи звільнень, що знову повертає мене до рутини. Ми зрозуміли, що масштабувати компанію з таким підходом неможливо. Нам потрібен інструмент, який би розпізнавав документи автоматично, а не ще одна людина з клавіатурою.