Як HR-менеджер логістичної компанії на 18 осіб втрачає 45 годин на місяць через плинність кадрів

Минулого місяця нам терміново знадобилося замінити 3 водіїв, які звільнилися одночасно через сезонне навантаження. Я витратив близько 25 годин на перегляд 120 резюме на Work.ua та провів понад 15 телефонних інтерв'ю. На публікацію вакансій та платне просування ми витратили 7500 гривень, але результату чекали два тижні. Весь цей час 2 машини простоювали на складі, що приносило збитки компанії. Зрештою, ми закрили позиції, але якість кандидатів була нижчою, ніж ми розраховували спочатку.

Найскладніше — це величезна кількість нерелевантних дзвінків від кандидатів, які навіть не читали умови роботи. Мені доводилося відповідати на одні й ті самі запитання по 10 разів на день, відволікаючись від кадрового діловодства. Перевірка водійських посвідчень та досвіду роботи займала купу часу, бо люди часто прикрашають свій стаж. Також було важко координувати зустрічі водіїв з керівником автопарку, бо графіки постійно зміщувалися. В результаті я працював по 10 годин на добу, щоб встигнути все закрити.

Проблема в тому, що у нас немає автоматизованої воронки відбору, і все тримається на моїх ручних діях та Excel-таблицях. У логістиці ринок перегрітий, тому хороші водії знаходять роботу за 1-2 дні, а ми реагуємо надто повільно. Кожне запізнення з дзвінком кандидату означає, що його вже перехопили конкуренти. Крім того, специфіка нашого автопарку вимагає знання певних категорій, і відсіювання невідповідних людей вручну — це дуже марудна робота. Відсутність єдиної бази кандидатів змушує щоразу починати пошук з повного нуля.

Ми спробували підключити зовнішню рекрутингову агенцію для масового найму, щоб зняти з мене частину навантаження. Це коштувало нам близько 18 000 гривень за одного найнятого співробітника, що є досить дорого для нашої невеликої компанії. Агенція надала нам список кандидатів, але половина з них відсіялася вже на етапі стажування. Паралельно я почав використовувати платні розсилки у Viber-групах водіїв, що додало ще 4000 гривень витрат. Це допомогло закрити дірки в штаті, але загальний бюджет на найм трьох людей сягнув майже 60 000 гривень.

Це рішення виявилося занадто дорогим і не дало системного результату для майбутнього. Гроші були витрачені на разовий результат, а процеси всередині компанії так і залишилися неоптимізованими. Я все одно витрачав багато часу на комунікацію з агенцією та пояснення наших вимог, що не сильно полегшило мій графік. Крім того, якість підібраного персоналу через агенцію була посередньою, бо вони не занурювалися в нашу корпоративну культуру. Ми отримали «залатку» замість справного механізму найму, який би працював автономно.