TL;DR

  • Костянтин Постаматченко, Операційний менеджер — Минулого місяця ми зіткнулися з тим, що обсяг замовлень зріс на двадцять відсотк...
  • Результат: Автоматичне розпізнавання документів та генерація митних звітів за 5 хвилин без помилок
  • Окупність: 73 днів ($3,500)

120 годин на місяць на ручне заповнення накладних — операційний хаос та постійні штрафи через людський фактор

К
Костянтин Постаматченко·Операційний менеджер
«УкрЛогістика-TRANS», середній бізнес (35 працівників), спеціалізується на доставці в межах України та за її межами, забезпечуючи та митну декларацію.Команда: 35 осіб

Як ви останній раз вирішували проблему з обробкою супровідної документації та митних декларацій?

Минулого місяця ми зіткнулися з тим, що обсяг замовлень зріс на двадцять відсотків, і наші три логісти просто перестали встигати. Кожну декларацію заповнювали вручну в таблицях Гугл Шітс, переносячи дані з паперових інвойсів. На це витрачали близько шести годин щодня, а помилки в кодах товарів вартували нам близько сорока тисяч гривень штрафів. Я намагався впровадити промпти в ЧатДжпт для перевірки даних, але це потребувало постійного копіювання тексту туди-сюди. Наприкінці кварталу нерви у всіх були на межі.

Що в цьому було складного?

Найважчим був психологічний тиск через відповідальність за помилки в митних документах. Менеджери були виснажені, бо замість стратегічного планування маршрутів вони працювали як друкарські машинки. Один пропущений символ у коді товару призводив до простою фури на кордоні, що коштувало нам триста доларів за добу. Це створювало атмосферу постійного стресу в офісі, люди почали думати про звільнення. Я відчував повне безсилля, бо не міг просто наказати їм бути уважнішими.

Чому це було складно?

Проблема системна, адже ми досі використовуємо застарілу модель передачі даних через месенджери та електронні таблиці. У нас немає єдиного вікна для автоматичного розпізнавання тексту з фотографій або сканів документів. Наші інструменти — це Трелло для задач та пошта, які ніяк не пов'язані між собою автоматизацією. Ми виросли з формату маленької фірми, але процеси залишилися на рівні ручного керування. Брак інтеграції між відділом продажів та логістикою створює інформаційний розрив.

Як ви це вирішили?

Тимчасово ми найняли ще одного помічника на пів ставки за п'ятнадцять тисяч гривень на місяць, щоб він просто перебивав цифри. Також я витратив близько двохсот доларів на платні підписки для сервісів розпізнавання тексту, але вони погано працювали з українською мовою. Деякі складні випадки я продовжував обробляти сам вечорами через ЧатДжпт, витрачаючи на це свій особистий час. Це рішення обійшлося компанії приблизно у вісімсот доларів на місяць, якщо враховувати мою переплату та зарплату нового співробітника. Фактично, ми просто загасили пожежу грошима.

Чому це рішення було не крутим?

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим клієнтом нам доведеться наймати нову людину. Помічник теж помиляється, і його роботу все одно треба перевіряти, що забирає час у старших менеджерів. Ми просто роздули штат замість того, щоб зробити процес ефективним. Витрати зростають пропорційно доходу, тому маржинальність бізнесу стоїть на місці. Це тупиковий шлях, який не дає нам змоги конкурувати з великими гравцями ринку.

ROI: повернення інвестицій

Поточні витрати / міс

$1,450/міс — скільки зараз витрачають на проблему

Вартість AI-курсу

$3,500

50+ людей

Окупність

73 днів

Результат

Автоматичне розпізнавання документів та генерація митних звітів за 5 хвилин без помилок

Хочете такий самий результат?

Спробуйте AI Accelerator — програму впровадження AI для вашої команди. Перші результати за 1 тиждень.

Почати безкоштовно

Схожі кейси

Х
Христина КонсолідаційнаГоловний бухгалтер та фінансовий менеджер

ТОВ «Швидкий Вантаж», невелика логістична компанія з 8 співробітників, що займається внутрішніми вантажними перевезеннями по Україні та супроводом документів.

"Як головний бухгалтер логістичної компанії з 8 співробітників заощаджує 40 годин на місяць на консолідації ТТН"

Окупність: 127 днівЧитати кейс →
З
Зоряна ІнкотермсоваМенеджер з продажів логістичних послуг

«Логіста-Коннект» — середній бізнес у галузі логістики та дистрибуції з 35 працівниками, спеціалізується на доставці товарів по всій Україні та Балканах.

"120 годин на місяць на ручне прорахування логістичних маршрутів — менеджери вигорають, а клієнти чекають годинами"

Окупність: 88 днівЧитати кейс →
К
Катерина НебезпечнаКопірайтер та Контент-Менеджер

Компанія «ЛоґоСервіс Україна» — середній бізнес у сфері логістики, який забезпечує доставку, зберігання, митний брокераж та управління флотом для підприємств харчової промисловості та розділу. За останні рік компанії вдалося збільшити обсяг логістики на 30% за рахунок впровадження нових технологій.

"150 технічних описів логістичних маршрутів щомісяця — рутина, яка з’їдає 2000 доларів та енергію команди"

Окупність: 81 днівЧитати кейс →