48 годин на місяць на ручне формування митних декларацій — менеджери просто вигорають від паперів

Минулого тижня ми мали велике замовлення на доставку значків для державного тендеру, де кожен артикул потребував окремого коду. Я особисто провела близько 12 годин у Гугл Таблицях та чатах з брокерами, щоб просто звести докупи всі цифри. Ми використовуємо Ексель для прорахунків та Трелло для контролю статусів, але це забирає занадто багато часу від активних продажів. Через помилку в коді ми ледь не втратили контракт на 250000 гривень. Зрештою, довелося платити зовнішньому консультанту 8000 гривень за термінову перевірку паперів.

Найбільш виснажливим було постійне копіювання даних з одного документа в інший без права на помилку. Я відчувала шалену втому, бо після восьми годин роботи з дрібними цифрами очі просто відмовляються бачити текст. Це фруструє, адже замість того, щоб шукати нових клієнтів, я працюю як друкарська машинка. В результаті ми затримали відповіді трьом іншим замовникам, і один з них пішов до конкурентів, що коштувало нам потенційного прибутку в 1500 доларів.

Проблема системна, бо в нашій команді з вісімнадцяти людей немає єдиної автоматизованої бази для митних процедур. Ми досі покладаємося на досвід окремих менеджерів та застарілі шаблони, які постійно ламаються. Процес передачі інформації між відділом продажів та логістами відбувається через месенджери, де дані губляться. Ми просто не маємо сучасного інструменту для швидкої обробки великих масивів даних. Це створює вузьке місце, яке гальмує масштабування всієї компанії Логіст Кайнак.

Ми намагалися частково використовувати ЧатДжіпіті для класифікації вантажів за кодами, але без правильних налаштувань він часто помилявся. Також ми найняли додаткового помічника на пів ставки за 400 доларів на місяць, щоб він просто переносив дані в таблиці. Це трохи розвантажило мене, але не вирішило проблему точності та швидкості. Загалом на такі милиці ми витратили близько 15000 гривень за останній місяць, не враховуючи мій робочий час. Це виглядає як латання дірок, а не реальне рішення.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з ростом кількості замовлень нам доведеться наймати ще більше людей на рутинну роботу. Помічник часто помиляється через брак досвіду, і мені все одно доводиться все перевіряти за ним. Це дорого і неефективно в довгостроковій перспективі, адже людський фактор залишається головним ризиком. Ми витрачаємо гроші на зарплати, але швидкість обробки заявок не зросла настільки, щоб це окупилося. Нам потрібна система, яка працюватиме автономно, а не чергові руки.