45 годин щомісяця на ручне відстеження вантажів: менеджери вигорають від нескінченних таблиць та дзвінків водіям

Минулого вівторка я витратила цілий робочий день, щоб звести дані з трьох різних таблиць Google Sheets для великого клієнта. Потрібно було прорахувати оптимальний маршрут для десяти точок розвантаження, враховуючи наявність товару на складі в Києві. Я вручну перевіряла залишки в обліковій системі, копіювала їх у Notion і паралельно переписувалася з водіями в Telegram. Загалом на цей прорахунок пішло близько семи годин, хоча клієнт чекав на комерційну пропозицію вже через годину. У підсумку ми ледь не втратили замовлення на 120 000 гривень через таку затримку.

Найбільше дратує те, що інформація постійно дублюється або втрачається при копіюванні між вкладками. Коли ти втомлена після десятого дзвінка, дуже легко помилитися в одну цифру, і тоді вся логістика йде шкереберть. Я відчуваю постійну фрустрацію, бо замість активних продажів і спілкування з новими замовниками я працюю як друкарська машинка. Це виснажує емоційно, бо ти розумієш, що робиш мавпячу роботу, а бізнес через це стоїть на місці. Керівництво бачить, що темпи обробки запитів падають, і це створює напружену атмосферу в колективі.

Системна проблема в тому, що у нас немає єдиного цифрового контуру, який би пов’язував склад, логістику та відділ продажів. Наші інструменти — це розрізнені файли, які не синхронізуються в реальному часі, а працівників всього вісім, тож виділити окрему людину на автоматизацію ми не можемо. Ми звикли працювати по-старому, бо перехід на складні CRM-системи здається занадто дорогим та довгим процесом. Відсутність автоматичних сповіщень змушує нас робити сотні контрольних дзвінків водіям щодня. Це застарілий підхід, який просто не витримує масштабування, коли замовлень стає більше десяти на день.

Ми намагалися частково автоматизувати процес, найнявши фрілансера-розробника для написання скриптів у Google Sheets. Це обійшлося нам приблизно у 600 доларів за разове налаштування та кілька тижнів обговорень технічного завдання. Також я почала використовувати безкоштовну версію ChatGPT, щоб він допомагав мені формулювати тексти листів для клієнтів за готовими даними. Це трохи пришвидшило роботу, але скрипти постійно «злітають», коли хтось випадково змінює назву стовпчика. Зараз ми витрачаємо ще по 100 доларів на місяць на підтримку цих «милиць», щоб вони хоч якось працювали.

Це рішення абсолютно не масштабується і залежить від однієї людини, яка писала код, а тепер не завжди на зв'язку. Кожен раз, коли нам потрібно додати нову послугу чи змінити тарифну сітку, ми знову опиняємося в глухому куті. Скрипти не враховують людський фактор, і якщо водій не заповнив форму, вся система розрахунків ламається. Це дуже дорого в довгостроковій перспективі, бо ми платимо за виправлення помилок, а не за розвиток. Ми досі витрачаємо занадто багато часу на перевірку правильності роботи цих автоматизацій, замість того щоб довіряти системі.