45 годин на місяць на переписування вакансій — Злата витрачає 18 000 гривень на рутину, що вбиває креатив

Минулого місяця ми відкрили три вакансії одночасно, і я витратила близько тридцяти годин лише на скринінг резюме та тестові завдання. Використовувала Notion для бази кандидатів та Google Sheets для відстеження етапів, але все одно заплуталася в дедлайнах. Витратила близько 15 000 гривень на платне просування вакансій у Telegram-каналах та на Work.ua. Довелося навіть залучати ChatGPT, щоб швидко переписати описи під наш тон голосу, але результати були занадто шаблонними. У підсумку ми найняли людей, але я почуваюся виснаженою.

Найбільша складність — це величезна кількість нерелевантних відгуків, які доводиться переглядати вручну щоранку. Я відчувала справжню фрустрацію, коли після двох годин перегляду портфоліо не знаходила жодного кандидата, який би відповідав рівню нашого агентства. Це гальмує роботу всієї команди, бо дизайнери чекають на підкріплення, а я не можу закрити позиції. Втома від однотипних дій заважає мені фокусуватися на стратегічних завданнях, таких як розвиток корпоративної культури. Бізнес втрачає час, а отже і гроші клієнтів через недокомплектацію команд.

Системна проблема полягає в тому, що наші процеси занадто зав'язані на ручній праці та застарілій системі фільтрації. У нас немає автоматизованого інструменту, який би відсіював слабких кандидатів ще на етапі подачі заявки за конкретними критеріями портфоліо. Нас усього двадцять дві людини, і ми не маємо бюджету на дорогу професійну HR-систему за тисячі доларів. Я намагаюся робити все сама в Trello, але це не рятує від людського фактора та замиленого ока. Процес відбору виглядає як хаотичне гасіння пожеж, а не як налагоджений конвеєр.

Щоб хоч трохи розвантажити графік, я домовилася з фрілансером-асистентом, який допомагає мені з первинним відсівом кандидатів за 400 доларів на місяць. Також я придбала платну підписку на ChatGPT Plus за 20 доларів, щоб генерувати листи для відмов та описи вакансій. Ми почали використовувати форму в Google Forms для збору портфоліо, що трохи структурувало вхідний потік. Це коштувало компанії приблизно 16 000 гривень додаткових витрат щомісяця. Це було швидке рішення, аби я просто не звільнилася від перевантаження.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо асистент теж помиляється і потребує постійного контролю з мого боку. Витрачати 400 доларів щомісяця на те, що могла б робити розумна програма — це марнотратство для невеликої студії. ChatGPT без правильних налаштувань видає тексти, які виглядають як спам, і кандидати це відчувають. Це тимчасовий «пластир», який не вирішує проблему глибинної автоматизації найму. Ми все ще витрачаємо занадто багато грошей на підтримку процесів, які мають працювати автоматично.