45 годин на підготовку комерційних пропозицій щомісяця — менеджери вигорають через рутину та втрачають клієнтів

Минулого тижня до нас зайшло два великих клієнти на повний супровід, і мені довелося вручну збирати дані про їхніх конкурентів через сервіси моніторингу. Я витратила майже три робочих дні, щоб сформувати презентації в Канва та прописати медіаплан у Гугл Таблицях. У нас немає автоматизації, тому кожен прогноз окупності реклами я рахую на калькуляторі, опираючись на старі кейси агентства. Загалом на ці дві пропозиції пішло близько двадцяти годин мого часу, хоча я мала б займатися активними дзвінками. Це коштувало компанії приблизно двадцять тисяч гривень моєї заробітної плати за цей період.

Найбільше дратує те, що робота однотипна, але потребує максимальної концентрації, бо помилка в цифрах коштує нам репутації. Я відчуваю величезну втому, коли після шести годин копіпасту даних з рекламних кабінетів у звіт мені треба йти на зум з клієнтом і бути енергійною. Фрустрація наростає, бо через цей завал ми не встигли вчасно відповісти ще трьом гарячим лідам, і вони пішли до конкурентів. Це прямий збиток для бізнесу, який важко оцінити лише грошима, це втрачені можливості для росту всього агентства.

Системна проблема в тому, що у нас досі немає єдиного шаблону або скрипта, який би автоматично підтягував дані про ринок. Ми використовуємо Ноушн як базу знань, але він працює просто як склад посилань, а не як живий інструмент. Процес передачі інформації від відділу маркетингу до відділу продажів зламаний, тому мені доводиться самій шукати бенчмарки. Наші інструменти застаріли, і ми намагаємося вирішити проблеми сучасного діджиталу методами десятирічної давнини. Команда з вісімнадцяти людей працює на межі ресурсів просто через неефективний менеджмент процесів.

Ми спробували найняти помічника на фрілансі, щоб він робив первинний збір даних та оформляв слайди. Платимо йому близько чотирьохсот доларів на місяць за часткову зайнятість. Також я купила платну підписку на ЧатДжипіті, щоб він допомагав генерувати ідеї для постів у стратегіях SMM. Це трохи розвантажило мене, але тепер я витрачаю час на перевірку роботи фрілансера, бо він часто помиляється в термінах. Загалом це рішення обходиться компанії десь у п'ятнадцять тисяч гривень щомісяця, не рахуючи мого часу на контроль.

Це рішення — як пластир на відкриту рану, воно не лікує причину. Фрілансер може піти в будь-який момент, і всі знання підуть разом з ним, бо немає автоматизованої системи. ЧатДжипіті без правильно налаштованих промптів видає дуже поверхневі тексти, які клієнти відразу зчитують як штучні. Ми не можемо масштабуватися: якщо завтра прийде не два, а десять лідів, ми просто захлинемося. Це дорого в довгостроковій перспективі, бо ми платимо за процеси, а не за результат, і якість пропозицій залишається нестабільною.