45 годин на місяць на ручне заповнення комерційних пропозицій — менеджери вигорають та втрачають клієнтів

Минулого тижня ми готували пропозицію для великого рітейлера взуття, і це зайняло у мене майже три робочих дні. Я вручну копіював дані з Notion у Google Sheets, намагаючись звести докупи послуги з розробки сайту та налаштування реклами. Наші розробники надали оцінку в годинах, а мені довелося перераховувати це в гривні за курсом та додавати маржу агентства. У результаті ми виставили рахунок на 120 000 гривень, але через помилку в розрахунках ледь не втратили прибуток. Використовували стандартний набір: ChatGPT для текстів та нескінченні таблиці для цифр.

Найбільше дратує те, що я відчуваю себе не менеджером з продажів, а оператором копіпасту. Коли ти годинами переносиш рядки з одного документа в інший, увага розсіюється, і починаєш робити дитячі помилки в цифрах. Це викликає величезну фрустрацію, бо замість живого спілкування з теплими лідами я сиджу над формулами. Клієнт чекає відповідь два дні, за цей час він встигає отримати пропозиції від конкурентів і охолонути до нашого агентства. Це прямо впливає на мій бонус та загальний дохід компанії.

Системна проблема полягає в тому, що у нас немає єдиного конструктора пропозицій, який би підтягував актуальні ціни. Процеси в команді з 18 людей досі нагадують хаос, де кожен відділ веде свої записи у різних форматах. Інструменти на кшталт Trello допомагають вести канбан, але вони ніяк не автоматизують створення фінансових документів. Нам катастрофічно бракує інтеграції між CRM та калькулятором вартості послуг. Старі шаблони вже не працюють, а нові створюються на коліні під кожного окремого замовника.

Ми спробували найняти окремого асистента на фрілансі, щоб він збирав ці дані докупи замість мене. Платили йому близько 15 000 гривень на місяць за часткову зайнятість та підготовку первинних чернеток. Спочатку здавалося, що це вихід, але йому постійно доводилося пояснювати специфіку діджитал-послуг. Я все одно витрачав годину на перевірку кожної його таблиці в Excel. Фактично, ми просто додали ще одну ланку в ланцюжок, яка не вирішила проблему автоматизації.

Це рішення виявилося занадто дорогим та зовсім не масштабованим для нашого агентства. Асистент — це людина, яка може захворіти, звільнитися або просто помилитися так само, як і я. Ми витрачали гроші, але швидкість виходу комерційної пропозиції не зросла суттєво. До того ж, конфіденційність наших прайсів тепер залежала від зовнішнього підрядника. Це була лише тимчасова «латка», яка не давала нам можливості обробляти вдвічі більше запитів без розширення штату.