120 годин на місяць на ручне формування комерційних пропозицій — менеджери вигорають, а клієнти чекають тижнями.

Минулого місяця ми намагалися прискорити процес через спільні таблиці в Гугл Шітс та шаблони в Ноушн. Кожен менеджер витрачає близько чотирьох годин на один детальний прорахунок для розробки сайту, бо треба узгоджувати рейтів розробників. Ми ведемо близько тридцяти таких угод одночасно, і це перетворюється на справжнє пекло з копіпастом. Використовували безкоштовну версію ЧатДжипіті для генерації описів послуг, але це все одно вимагає багато ручної правки. В результаті ми втратили два контракти на суму понад двісті тисяч гривень просто через затримку з відповіддю.

Найбільше дратує те, що кваліфіковані продавці замість переговорів займаються друкарством та форматуванням тексту. Я бачу, як Назар і Олена просто втомлені до вечора, бо вони по пів дня збирають дані з різних відділів. Це створює величезну напругу в команді, бо всі нервують через дедлайни. Коли клієнт просить змінити одну деталь у проєкті, менеджеру доводиться перераховувати весь бюджет заново. Це вбиває мотивацію, і ми бачимо, як падає якість комунікації з потенційними замовниками.

Проблема системна, бо наші процеси розросталися хаотично разом із компанією. У нас немає єдиної бази знань, де Штучний Інтелект міг би сам брати актуальні ціни та описи кейсів. Ми досі покладаємося на пам'ять старших менеджерів або старі файли в Трелло, які часто не актуальні. Нам не вистачає автоматизованого містка між запитом клієнта та готовим документом. Фактично, ми масштабуємо хаос, додаючи нових людей, але це не розв'язує проблему швидкості.

Ми найняли фрілансера-аналітика, який за п'ятсот доларів спробував налаштувати зв'язку між СРМ-системою та таблицями. Також купили платні підписки на ЧатДжипіті для всього відділу продажів, що обходиться нам у двісті доларів щомісяця. На короткий час це допомогло, бо тексти стали писатися швидше. Проте система постійно ламається, коли змінюються вхідні дані. Загалом ми витратили близько двох тисяч доларів за квартал на ці спроби, але стабільності так і не досягли.

Це рішення було схоже на латання дірок у старому човні, який все одно тоне. Фрілансер пішов з проєкту, і тепер ніхто не знає, як змінити формулу в таблицях. ЧатДжипіті без чітких промптів та інтеграції з нашими даними часто видає помилкову інформацію, яку треба перевіряти ще довше. Це не масштабується, бо кожного нового співробітника треба вчити цим костилям по два тижні. Ми витрачаємо гроші на інструменти, якими команда користується лише на десять відсотків від їхньої потужності.